Doxis Intelligent Invoice Automation to rozwiązanie umożliwiające szybkie, przejrzyste i bezpieczne przetwarzanie faktur. Pozwala na odczytywanie, przeglądanie, zatwierdzanie i księgowanie faktur oraz upraszcza ich kontrolę.
System ten przetwarza wszystkie faktury w jednolity sposób, niezależnie od sposobu ich otrzymania (skan lub KSeF) Rozwiązanie wprowadza każdą otrzymaną fakturę do rejestru i automatycznie uruchamia wielopoziomowy przepływ pracy związany z ich przeglądaniem. Taki przepływ pracy może być dostosowany do potrzeb Twojej firmy. Status faktur, jaki cały proces, są w pełni przejrzyste na każdym etapie.
Doxis Intelligent Invoice Automation oferuje szeroki wachlarz korzyści, które znacząco wpływają na usprawnienie procesów związanych z obsługą faktur w firmie. Od automatycznego przechwytywania danych po pełną kontrolę nad statusem dokumentów – rozwiązanie to zapewnia efektywność, zgodność z przepisami oraz optymalizację pracy zespołów finansowych.
Zautomatyzowane przetwarzanie faktur
Podczas przechwytywania faktur od dostawców Doxis odczytuje wszystkie niezbędne informacje. Następnie faktury są przypisywane do danego dostawcy, sprawdzane pod kątem poprawności oraz (jeśli ma to zastosowanie) porównywane z zamówieniami. Doxis Intelligent Invoice Automation wykorzystuje ogólne podejście, które łączy różne metody wyodrębniania danych, w tym techniki uczenia się. Jeśli faktury nie mogą być przechwycone w pełni automatycznie, informacje można skorygować lub dodać ręcznie. Wyodrębnione dane są automatycznie przekierowywane przez przepływ pracy związany z przeglądaniem.
Weryfikacja i zatwierdzanie faktur w oparciu o przepływ pracy
Zanim faktura zostanie zapłacona, usługi muszą zostać wykonane, a wymogi prawne dotyczące faktury muszą zostać spełnione. Doxis Intelligent Invoice Automation optymalizuje proces przeglądania i zatwierdzania faktur poprzez przekazywanie każdej faktury właściwej osobie w odpowiednim czasie i z właściwymi opcjami decyzyjnymi.
Kontrola
Podczas całego procesu wszystkie podejmowane działania są rejestrowane w Doxis Intelligent Invoice Automation. Dzięki temu możliwe jest śledzenie całego procesu weryfikowania i zatwierdzania faktur. Faktury mogą być oceniane na podstawie różnych kryteriów aż do poziomu poszczególnych pozycji.
Doxis oferuje szeroki zakres funkcjonalności, które usprawniają proces zarządzania fakturami i eliminują konieczność ręcznego przetwarzania dokumentów. System zapewnia pełną integrację z istniejącą infrastrukturą IT, pozwalając na bezproblemową synchronizację z innymi narzędziami finansowymi i księgowymi. Dzięki zaawansowanym technologiom rozpoznawania tekstu oraz automatycznemu przypisywaniu faktur, możliwe jest szybkie i dokładne przetwarzanie dokumentów bez ryzyka błędów.
- Pełna integracja z KSeF w zakresie faktur kosztowych i sprzedażowych
- Rozpoznawanie tekstu (OCR) w przypadku zeskanowanych dokumentów, formatów obrazów takich jak TIFF i niektórych formatów faktur PDF.
- Automatyczne odczytywanie danych z faktur: odczytywanie informacji o dokumencie z faktur indywidualnych i zbiorczych, wyodrębnianie danych potrzebnych do księgowania – w tym danych bankowych dostawców jednorazowych
- Weryfikacja zgodnie z krajowymi przepisami dotyczącymi podatku VAT: automatyczne porównanie z zapisanymi regułami walidacji.
- Integracja z systemem ERP: po otrzymaniu towarów dla rozpoznanego numeru zamówienia można sprawdzić je względem pozycji w zamówieniu.
- Uruchomienie przepływu pracy związanego z weryfikacją faktur: zostaje uruchomiony proces przeglądu, a dla każdej pozyskanej i przekazanej do systemu ERP faktury tworzony jest wpis w rejestrze faktur.
- Walidacja: wyróżnienie niepewnych wartości pomaga w walidacji danych z faktury, które zostały pozyskane automatycznie.
- Uczenie się na bieżąco: nauka dokumentów specyficznych dla danego dostawcy zintegrowana z procesem weryfikacji faktur; przypisania dokonywane ręcznie są automatycznie uwzględniane na późniejszym etapie.
- Rejestr faktur: centralny punkt wyjścia dla procesu weryfikacji faktur przez księgowych i kadrę zarządzającą; wyświetlany jest status wszystkich faktur przychodzących, w tym status ich przetwarzania i płatności.
- Określenie osób przeglądających: osoby odpowiedzialne za przejrzenie faktury są określane automatycznie na podstawie np. kodu firmy, centrum kosztów lub dostawcy. Dane do faktury i dokumenty są do nich wysyłane automatycznie.
- Rozdział obowiązków: Doxis może automatycznie sprawdzić, czy wymagana liczba osób rzeczywiście przejrzała i zatwierdziła fakturę.
- Zatwierdzenie: proces zatwierdzania można skonfigurować w oparciu o różne reguły, takie jak przypisanie konta,
- przypisane osoby przeglądające, zafakturowana kwota itp.
- Zatwierdzenie wielu faktur jednocześnie: osoba przeglądająca lub zatwierdzająca może wybrać wiele faktur w koszyku lub w rejestrze faktur i zatwierdzić je wszystkie jednocześnie.
- Przypisanie konta: informacje o przypisaniu konta, takie jak centrum kosztów lub konto w księdze głównej (G/L), są określane automatycznie, aby pomóc księgowym w wyborze konta.
- Księgowanie w systemie ERP: Doxis udostępnia informacje o przypisaniu konta w postaci zbiorów danych do czołowego systemu ERP.
- Księgowanie automatyczne: faktury z odniesieniem do zamówienia mogą być przetwarzane i księgowane całkowicie automatycznie.
Podsumowanie
Doxis Intelligent Invoice Automation to kompleksowe narzędzie dla firm, które chcą usprawnić zarządzanie fakturami, zautomatyzować procesy księgowe i zwiększyć kontrolę nad finansami. Dzięki zaawansowanym mechanizmom przetwarzania danych, integracji z KSeF oraz ERP, a także elastycznym przepływom pracy, system pozwala znacząco poprawić efektywność i eliminować błędy związane z ręcznym przetwarzaniem dokumentów.
