*Partnerem merytorycznym newslettera jest firma CRIDO.
Lato to dobry moment, by przygotować się na przyszłość.
W tym wydaniu newslettera przyglądamy się najważniejszym zmianom w KSeF, które wejdą w życie od 2026 roku – od nowych rozporządzeń i metod uwierzytelniania, po możliwości obsługi struktur wielospółkowych w KSeF HUB. Niezależnie od tego, czy reprezentujesz międzynarodową korporację z oddziałami w Polsce, spółkę kapitałową działającą w strukturze holdingowej, czy dużą organizację o rozproszonej strukturze – to właśnie teraz jest najlepszy moment, by strategicznie podejść do adaptacji nowych przepisów i zaplanować wdrożenie zgodne z KSeF.
Dla naszych subskrybentów przygotowaliśmy bezpłatne konsultacje z naszymi ekspertami.
👉 Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz zgłoszeniowy, a skontaktujemy się z Tobą i zaproponujemy dogodny termin rozmowy.
Nie zwlekaj – liczba miejsc jest ograniczona!
Życzymy dobrej lektury.
Nowe rozporządzenie KSeF od lutego 2026 – rewolucja w e-fakturowaniu
21 maja 2025 roku opublikowano projekt nowego rozporządzenia Ministra Finansów dotyczącego korzystania z KSeF. Nowe przepisy wejdą w życie 1 lutego 2026 roku, z niektórymi wyjątkami.
Faktury z załącznikami do 3MB
Prawdziwym przełomem będzie wprowadzenie możliwości przesyłania ustrukturyzowanych faktur z załącznikami o maksymalnym rozmiarze 3 MB w formacie XML. To rozwiązanie jest dedykowane szczególnie dużym przedsiębiorstwom z branży energetycznej, telekomunikacyjnej czy paliwowej, gdzie pojedyncza faktura może dokumentować setki różnych pozycji.
Korzystanie z faktur z załącznikami będzie wymagało wcześniejszego uzyskania zgody Szefa Krajowej Administracji Skarbowej, ważnej przez okres dwóch lat z możliwością przedłużenia. Załączniki mogą zawierać wyłącznie dane merytoryczne związane z transakcją, a nie treści marketingowe.
Nowy system uwierzytelniania
Rozporządzenie wprowadza cztery metody uwierzytelnienia: środek identyfikacji elektronicznej wydany w systemie przyłączonym do węzła krajowego, kwalifikowany podpis elektroniczny, kwalifikowaną pieczęć elektroniczną oraz nowo wprowadzony certyfikat KSeF. Certyfikat KSeF charakteryzuje się dwuletnią ważnością i możliwością odnowienia.
Ministerstwo przewidziało okresy przejściowe. Do 31 grudnia 2026 roku możliwe będzie korzystanie z dotychczasowych tokenów, a do 31 marca 2026 roku z podpisu zaufanego dla osób fizycznych.
Kody QR i oznaczanie faktur offline
Rozporządzenie szczegółowo reguluje oznaczanie faktur przekazywanych poza systemem KSeF. Faktury udostępniane nabywcom zagranicznym, konsumentom oraz podatnikom korzystającym ze zwolnienia SME muszą zawierać kod weryfikujący oraz numer identyfikujący fakturę w KSeF. Kod weryfikujący może przyjąć formę bezpośredniego linku lub dwuwymiarowego kodu QR zgodnego z normą ISO/IEC 18004:2015.
Faktury wystawiane w trybie offline podczas awarii lub niedostępności KSeF wymagają dodatkowego oznaczenia słowem “OFFLINE” umieszczonego bezpośrednio pod kodem weryfikującym. Takie faktury muszą również zawierać kod autentyczności zapewniający integralność treści oraz oznaczenie “CERTYFIKAT”.
Kluczowym elementem systemu jest certyfikat KSeF, który jest niezbędny do wygenerowania kodu QR zapewniającego autentyczność faktur offline. W przypadku faktur przesyłanych w formacie ustrukturyzowanym, który uniemożliwia bezpośrednie naniesienie kodów, mogą one być przekazywane jako odrębny link lub kod graficzny dołączony do faktury.
System uprawnień
Rozporządzenie wprowadza cztery kategorie uprawnień: nadawanie lub odbieranie uprawnień innym podmiotom, wystawianie lub dostęp do faktur ustrukturyzowanych, wystawianie faktur w mechanizmie samofakturowania oraz faktury VAT RR i faktury VAT RR KOREKTA.
Uprawnienia przysługują podatnikom oraz podmiotom określonym w artykule 106c ustawy o VAT, ale mogą być nadawane również wskazanym osobom fizycznym, biurom rachunkowym czy zewnętrznym operatorom systemów finansowo-księgowych.
Podsumowanie
Nowe przepisy znacząco rozszerzają ramy prawne funkcjonowania KSeF. Zarówno działy księgowe, jak i dostawcy systemów ERP powinni jak najszybciej podjąć działania przygotowawcze, gdyż dostosowanie się do nowych regulacji stanie się warunkiem sprawnego i zgodnego z prawem wystawiania faktur w ekosystemie KSeF od 2026 roku.
Autor – Adriana Marciniszyn, Szymon Kotowicz
Wielospółkowość w KSeF HUB – efektywne rozwiązanie dla rozbudowanych struktur biznesowych
Obsługa wielu podmiotów w KSeF HUB – jedna aplikacja, wiele możliwości
KSeF HUB został zaprojektowany z myślą o organizacjach operujących w złożonych strukturach – takich jak grupy kapitałowe, firmy wielospółkowe czy biura rachunkowe obsługujące wielu klientów. Aplikacja umożliwia centralne zarządzanie fakturami w ramach wielu niezależnych podmiotów, z zachowaniem pełnej przejrzystości i bezpieczeństwa danych.
Co oferuje KSeF HUB w zakresie obsługi wielopodmiotowości?
🔹 Zarządzanie wieloma podatnikami – możliwość obsługi wielu spółek posiadających własne numery NIP, niezależnie od tego, czy są one częścią jednej grupy kapita łowej, czy klientami biura rachunkowego.
🔹 Elastyczna konfiguracja ról i dostępów – opracowany model uprawnień pozwala przypisać użytkownikom dostęp tylko do konkretnych podmiotów i typów dokumentów (faktury sprzedażowe/zakupowe), co zapewnia bezpieczeństwo oraz zgodność z polityką dostępu do danych.
🔹 Centralna kontrola faktur – faktury w ramach każdego zdefiniowanego podmiotu są przechowywane i zarządzane osobno, ale w ramach jednego środowiska aplikacyjnego.
🔹 Obsługa Grup VAT – możliwość prowadzenia ewidencji i wymiany faktur w ramach podmiotów należących do jednej Grupy VAT, zgodnie z obowiązującymi przepisami (system umożliwia klasyfikację faktur zakupowych, co znacząco usprawnia zarządzanie fakturami w ramach Grupy VAT).
🔹 Skalowalność – rozwiązanie dostosowane zarówno do potrzeb średnich przedsiębiorstw, jak i dużych grup holdingowych czy kancelarii księgowych.
Dzięki tym funkcjom KSeF HUB staje się uniwersalnym narzędziem do zarządzania e-fakturami w środowiskach wielospółkowych, zapewniając kontrolę, zgodność z regulacjami oraz wygodę operacyjną w jednym miejscu.
Dodatkowo KSeF HUB wspiera integrację z systemami ERP (np. SAP, Enova, Comarch ERP, Symfonia), umożliwiając automatyzację importu i eksportu faktur w oparciu o API oraz harmonogramy zdarzeń.
Autor – Marta Cygal- Majewska, Paweł Bartuzi
Uwierzytelnianie w KSeF: tokeny, podpis zaufany, pieczęć kwalifikowana, certyfikaty – praktyczny przewodnik
Wprowadzenie do nowego systemu uwierzytelniania w KSeF 2.0
Krajowy System e-Faktur przechodzi rewolucyjne zmiany, które fundamentalnie wpływają na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Projektowane rozporządzenia wykonawcze oraz opublikowana Specyfikacja API KSeF 2.0. wprowadzają nie tylko nowe możliwości techniczne, ale także wymagania prawne, które każdy przedsiębiorca musi znać i wdrożyć. Uwierzytelnianie w systemie KSeF to znacznie więcej niż kwestia techniczna – stanowi fundament bezpiecznego i zgodnego z prawem prowadzenia działalności gospodarczej.
Z najnowszych projektów regulacji wynika, że firmy mają do dyspozycji kilka różnych sposobów uwierzytelniania w KSeF. Wybór odpowiedniej metody uwierzytelniania może zadecydować o sprawności procesów fakturowania w organizacji oraz wpłynąć na codzienne operacje biznesowe.
Metody uwierzytelniania – wybór odpowiedniej opcji dla Twojej firmy
1. Środek identyfikacji elektronicznej
Środek identyfikacji elektronicznej stanowi najbardziej przystępną metodę uwierzytelniania, idealną dla małych firm rozpoczynających pracę z systemem KSeF. Ta opcja nie wymaga dodatkowych certyfikatów ani skomplikowanych procedur technicznych, co czyni ją szczególnie atrakcyjną dla przedsiębiorców o ograniczonych zasobach technicznych.
Profil Zaufany (ePUAP) przeznaczony jest głównie dla osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Osoby, które już korzystają z tego rozwiązania w kontaktach z administracją publiczną, mogą bez dodatkowych formalności wykorzystać je również w systemie KSeF.
2. Kwalifikowany podpis elektroniczny – sprawdzony standard dla osób fizycznych
Kwalifikowany podpis elektroniczny opiera się na certyfikacie kwalifikowanym osoby fizycznej, który musi zawierać numer PESEL lub NIP. Ta metoda uwierzytelniania stanowi naturalny wybór dla osób fizycznych, które już korzystają z podpisu elektronicznego w innych obszarach działalności.
Kwalifikowany podpis elektroniczny to rozwiązanie sprawdzone w wielu systemach administracji publicznej, co gwarantuje jego niezawodność i bezpieczeństwo. Przedsiębiorcy posiadający już tego typu certyfikat mogą bez dodatkowych inwestycji rozpocząć korzystanie z systemu KSeF.
3. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna – dedykowana dla większych organizacji
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna wykorzystuje certyfikat kwalifikowany organizacji, popularnie nazywany pieczęcią firmową, który musi zawierać numer NIP. To rozwiązanie jest szczególnie przydatne dla spółek i większych przedsiębiorstw, gdzie wymagane jest instytucjonalne podejście do uwierzytelniania.
System KSeF wprowadził istotną nowość w postaci możliwości rejestracji certyfikatów, które nie zawierają polskiego numeru NIP lub PESEL. Firmy posiadające certyfikaty zagraniczne mogą przez formularz ZAW-FA zgłosić “odcisk palca” takiego certyfikatu, co umożliwia im dostęp do systemu KSeF. To rozwiązanie otwiera możliwości dla międzynarodowych przedsiębiorstw działających na polskim rynku.
4. Tokeny KSeF – rozwiązanie przejściowe z określonym terminem ważności
Tokeny alfanumeryczne stanowią rozwiązanie przejściowe w systemie KSeF, jednak ich funkcjonalność jest ograniczona. Firmy uwierzytelniające się za pomocą tokenu nie mają możliwości wygenerowania certyfikatu KSeF, co znacząco ogranicza ich opcje w przyszłości.
Kluczową informacją dla przedsiębiorców korzystających z tokenów jest fakt, że tracą one ważność z dniem 31 grudnia 2026 roku. Oznacza to konieczność zaplanowania przejścia na inną metodę uwierzytelniania przed tym terminem.
5. Certyfikat KSeF – nowa opcja dostępna od listopada 2025
Certyfikat KSeF można wygenerować dopiero po uwierzytelnieniu się jednym z pierwszych trzech sposobów uwierzytelnienia opisanych powyżej.
Certyfikat KSeF ma ważność maksymalnie dwóch lat od momentu wytworzenia i będzie dostępny od 1 listopada 2025 roku. Istnieje możliwość odnowienia certyfikatu w trakcie okresu jego ważności, co zapewnia ciągłość działania systemu w organizacji.
Certyfikat KSeF stanowi cyfrowe poświadczenie tożsamości podmiotu i może być wykorzystywany do wszystkich rodzajów faktur w systemie. Pobranie danych certyfikacyjnych jest możliwe wyłącznie po uwierzytelnieniu z wykorzystaniem podpisu XAdES, co dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo całego procesu.
System KSeF wystawia certyfikat na wniosek użytkownika, przy czym należy pamiętać, że nie jest to certyfikat kwalifikowany, jednak jest honorowany w procesie uwierzytelniania w ramach systemu. Certyfikat jest wykorzystywany wyłącznie na potrzeby systemu KSeF i umożliwia realizację operacji w trybie offline, w tym wystawiania faktur podczas problemów z połączeniem internetowym.
Klucz prywatny certyfikatu powinien być przechowywany w sposób bezpieczny i zgodny z polityką bezpieczeństwa organizacji. Istotne jest to, że uwierzytelnienie przy użyciu tokena systemowego KSeF nie pozwala na złożenie wniosku o certyfikat KSeF.
6. Dostęp bez uwierzytelniania – opcja dla odbiorców faktur
System przewiduje także możliwość dostępu bez uwierzytelniania, przeznaczoną głównie dla nabywców, którzy chcą zweryfikować autentyczność otrzymanej faktury. W takim przypadku konieczne jest podanie numeru faktury, numeru NIP lub innego identyfikatora nabywcy oraz kwoty należności ogółem.
Praktyczne wskazówki dla wdrożenia w organizacji
Wybór odpowiedniej strategii uwierzytelniania w systemie KSeF wymaga uwzględnienia specyfiki organizacji, jej potrzeb technicznych oraz planów rozwoju. Poniższe wskazówki pomogą w podjęciu właściwych decyzji implementacyjnych.
Firmy dopiero rozpoczynające wdrożenie KSeF powinny rozpocząć od wyboru podstawowej metody uwierzytelnienia, a następnie zaplanować wygenerowanie certyfikatu KSeF po 1 listopada 2025 roku.
Organizacje posiadające już podpis lub pieczęć kwalifikowaną powinny wykorzystać te narzędzia do wygenerowania certyfikatu KSeF (od listopada 2025r.), który znacząco uprości codzienne operacje fakturowe. To rozwiązanie pozwala na maksymalne wykorzystanie już posiadanej infrastruktury technicznej.
Firmy obecnie korzystające z tokenów muszą podjąć strategiczną decyzję dotyczącą terminu przejścia na inne metody uwierzytelniania, pamiętając o terminie wygaśnięcia ważności tokenów w dniu 31 grudnia 2026 roku.
Międzynarodowe firmy działające na polskim rynku powinny sprawdzić możliwość rejestracji swoich zagranicznych certyfikatów przez formularz ZAW-FA, co może znacząco uprościć proces wdrożenia systemu KSeF.
Potrzebujesz wsparcia w implementacji KSeF 2.0?
Zmiany w systemie KSeF to nie tylko wyzwanie techniczne, ale przede wszystkim biznesowe. Wybór odpowiedniej strategii uwierzytelniania i zarządzania uprawnieniami może znacząco wpłynąć na efektywność procesów w Twojej firmie.
Nasz zespół łączy wiedzę prawno-podatkową z doświadczeniem technologicznym, dzięki czemu oferujemy kompleksowe wsparcie – od analizy wymogów prawnych po implementację rozwiązań technicznych. Rozumiemy, że każda firma ma unikalne potrzeby, dlatego nasze doradztwo jest zawsze dostosowane do specyfiki Twojej działalności.
Skontaktuj się z nami, aby omówić optymalną strategię implementacji KSeF 2.0 w Twojej organizacji. Pomożemy Ci wybrać najlepsze rozwiązania uwierzytelniania i zapewnimy płynne przejście na nowy system.
Autor – Paulina Moroz
Śledź nasz cykl i korzystaj z wiedzy ekspertów, aby wdrożenie KSeF było procesem bezpiecznym, uporządkowanym i zgodnym z obowiązującymi przepisami.
🛟 Dołącz do naszego wakacyjnego patrolu KSeF!
Umów się na DEMO narzędzia KSeF Hub
Umów się z ekspertem Crido*
KSeF na lato. Efekty na lata. Co nas czeka?
Obejrzyj nasze nagranie z webinaru.
Poznaj naszych partnerów:
Partner merytoryczny – CRIDO:
Działające od 2005 roku CRIDO to wiodąca polska firma doradcza. Ponad 430-osobowy zespół strategicznie wspiera polskich i międzynarodowych przedsiębiorców w prowadzeniu i rozwoju biznesu. CRIDO oferuje doradztwo finansowe, prawne, podatkowe, biznesowe, digitalowe i transakcyjne (M&A). Firma pozyskuje również finansowanie na innowacyjny rozwój przedsiębiorstw – ze środków publicznych i innych dostępnych źródeł.
Zespół CRIDO Business & Digital Services specjalizuje się w doradztwie merytorycznym i technologicznym w zakresie rozwiązań cyfrowych dla księgowości i podatków. Oferuje autorskie narzędzia IT dopasowane do specyfiki klienta. Zrealizował ponad 100 projektów dotyczących wdrożenia KSeF. Zespół zdobył 1. miejsce wśród firm podatkowych w Polsce w rankingu „Rzeczpospolitej” w kategorii „Innowacje i digitalizacja” w latach 2023 i 2024 oraz tytuł Tax Technology Provider of the Year w konkursie International Tax Review EMEA Tax Awards 2023.
Partner technologiczny – BETACOM:
Od ponad 30 lat Betacom wspiera firmy w transformacji cyfrowej, łącząc kompetencje technologiczne z wiedzą o procesach biznesowych. Specjalizujemy się we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań IT, które automatyzują obieg dokumentów, wspierają zgodność z przepisami i ułatwiają zarządzanie informacją.
