*Partnerem merytorycznym newslettera jest firma CRIDO.
Obowiązkowe e-fakturowanie zbliża się wielkimi krokami, a przedsiębiorcy muszą przygotować się na największą zmianę w zakresie fakturowania od lat. W tym wydaniu newslettera zebraliśmy najważniejsze informacje dotyczące Krajowego Systemu e-Faktur – zarówno z perspektywy przepisów, jak i praktycznego wdrożenia w organizacji. Podpowiadamy, jakie obowiązki nakłada nowa ustawa, kiedy dokładnie wchodzą w życie zmiany oraz jakie rozwiązania technologiczne – jak Betacom KSeF HUB – pomogą firmom przejść przez ten proces sprawnie i bez ryzyka. Znajdziesz tu również zestawienie aktualizacji legislacyjnych oraz praktyczne wskazówki dla różnych grup podatników.
To wydanie to kompendium wiedzy, które pozwoli Ci świadomie zaplanować wdrożenie KSeF w Twojej organizacji.
📢 Naszych czytelników zapraszamy do udziału „KSeF Forum 2025” organizowanym przez Crido. To wyjątkowa okazja, by dowiedzieć się, jak najnowsze przepisy wpłyną na biznes, jakie wyzwania czekają podatników i jak skutecznie przygotować organizację na wdrożenie KSeF.
📍 Wydarzenie odbędzie się w formule hybrydowej, zapraszamy do rejestracji.
Życzymy dobrej lektury
Obowiązki podatnika – co naprawdę wynika z ustawy o KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to system teleinformatyczny stworzony przez Ministerstwo Finansów, za pośrednictwem którego podatnicy będą wystawiać, odbierać i archiwizować faktury ustrukturyzowane. W dużym uproszczeniu oznacza to, że każda faktura przejdzie przez centralny rejestr prowadzony przez Ministerstwo Finansów. Faktura ustrukturyzowana przyjmuje format xml zgodny ze strukturą logiczną e-Faktury FA(3) opublikowaną w Centralnym Repozytorium Wzorów Dokumentów Elektronicznych (CRWDE) na platformie ePUAP.
Etapowe wdrożenie – kto i kiedy musi być gotowy
Mniej niż rok dzieli podatników od momentu, gdy elektroniczne fakturowanie stanie się w Polsce obowiązkowe. Ministerstwo Finansów zaplanowało wprowadzenie obowiązkowego KSeF w dwóch etapach. 1 lutego 2026 r. dla podatników, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2024 r. 200 mln zł, 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych przedsiębiorców.
Zalety KSeF
System ma wiele zalet – od automatyzacji i przyspieszenia obiegu dokumentów po ograniczenie nadużyć podatkowych. W teorii faktury nie będą już „znikać”, a organy podatkowe zyskają natychmiastowy dostęp do danych. W praktyce jednak wdrożenie KSeF, zwłaszcza w większych organizacjach, wiąże się z koniecznością dostosowania systemów księgowych i obiegu dokumentów. Dodatkowo należy przeorganizować współpracę między działami finansowym, prawnym i IT.
Kluczowe wyzwania
Wdrożenie systemu KSeF niesie ze sobą wyzwania. Po pierwsze, krótki czas na przygotowanie – od publikacji schemy FA(3) w czerwcu 2025 roku do startu systemu w lutym 2026 roku pozostaje zaledwie dziewięć miesięcy. Dla największych przedsiębiorstw oznacza to konieczność intensywnych przygotowań technicznych i organizacyjnych. Duże firmy potrzebują złożonych integracji z systemami ERP (np. SAP, Oracle, IFS) i współpracy z wyspecjalizowanymi doradcami.
Implikacje dla różnych grup podatników
Wprowadzenie obowiązkowego KSeF wpłynie w różnym stopniu na poszczególne grupy podatników. Duże przedsiębiorstwa, które już korzystają z zaawansowanych systemów ERP, będą musiały przede wszystkim dostosować swoje rozwiązania do nowej struktury FA(3) i zintegrować je z API KSeF 2.0. Dla nich kluczowa będzie także implementacja procedur związanych z certyfikatami wystawcy faktury oraz zarządzaniem trybem offline24.
Małe i średnie przedsiębiorstwa stoją przed wyzwaniem wyboru odpowiedniego rozwiązania technologicznego. Mogą skorzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika udostępnianej przez Ministerstwo Finansów lub zainwestować w komercyjne rozwiązania integrujące się z ich obecnymi systemami księgowymi.
Biura rachunkowe muszą przygotować się na obsługę KSeF w imieniu swoich klientów, co wymaga uzyskania odpowiednich uprawnień oraz przeszkolenia pracowników. Będą one odgrywać kluczową rolę w procesie wdrożenia, szczególnie dla najmniejszych przedsiębiorców.
Co z fakturami offline i awariami?
Jednym z często powracających pytań jest to, jak działać w przypadku awarii KSeF lub braku dostępu do Internetu. Ministerstwo przewidziało tzw. tryb offline i offline24, które pozwalają na wystawianie faktur poza systemem i ich późniejsze przesłanie do KSeF w określonym terminie.
KSeF to dopiero początek
Krajowy System e-faktur to tylko jeden z kroków w kierunku pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. Obejmie ona nie tylko VAT, lecz także CIT, w ramach którego od 2025 roku pierwsi podatnicy mają obowiązek przekazywania swoich ksiąg rachunkowych. W niedalekiej przyszłości podatnicy będą zobligowani do raportowania m.in. numeru KSeF w JPK CIT i JPK VAT. W planach są dalsze integracje danych finansowych z systemami skarbowymi. Oznacza to, że przedsiębiorstwa powinny traktować wdrożenie KSeF nie jako jednorazowy projekt, lecz jako część większej transformacji cyfrowej i podatkowej.
Warto już teraz rozpocząć analizę obecnych procesów, zidentyfikować potencjalne luki i przygotować harmonogram wdrożenia. KSeF to wyzwanie, ale i szansa – na większą przejrzystość, efektywność i nową jakość w kontaktach z administracją skarbową.
Tekst napisany na podstawie artykułu „KSeF – od kiedy i dla kogo?” którego autorem jest Kamila Ołdak.
KSeF – od kiedy i dla kogo? – CRIDO
KSeF HUB a rozwiązanie MF – kluczowe różnice i korzyści
Obowiązkowy KSeF zbliża się wielkimi krokami – dla dużych przedsiębiorstw już od 1 lutego 2026 r. wystawianie i odbieranie faktur będzie możliwe wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur. Dla wielu firm to poważna zmiana, która wymaga przemyślanej decyzji: czy korzystać z bezpłatnej Aplikacji Podatnika od Ministerstwa Finansów, czy zainwestować w zautomatyzowane, bezpieczne i elastyczne rozwiązanie klasy KSeF HUB, które będzie zintegrowane z systemami wewnętrznymi?
Choć Aplikacja MF może wydawać się wystarczająca dla najmniejszych podmiotów, to w przypadku średnich i dużych firm, gdzie obrót dokumentów jest większy, profesjonalne narzędzia integracyjne dają wymierne korzyści: oszczędność czasu, eliminację błędów, zapewnienie zgodności z przepisami, pełną automatyzację i łatwiejszą obsługę przez użytkowników.
W artykule przedstawiamy konkretne różnice pomiędzy rozwiązaniem MF a komercyjnym KSeF HUB – i tłumaczymy, dlaczego warto potraktować obowiązkowy KSeF nie tylko jako obowiązek na lato, ale jako inwestycję w porządek, automatyzację i cyfryzację procesów na lata.
Automatyzacja, integracja, brak pracy ręcznej
Rozwiązanie MF (Aplikacja Podatnika) to narzędzie webowe, w którym faktury trzeba ręcznie wprowadzać lub importować, a także samodzielnie śledzić statusy czy pobierać potwierdzenia.
KSeF HUB zapewnia:
- automatyczne generowanie e-faktur na podstawie danych z systemów ERP lub plików XLSX/,
- pełną integrację z ERP – bez konieczności ręcznego logowania się do KSeF,
- automatyczne pobieranie UPO, numerów KSeF i ich linkowanie z dokumentami,
- możliwość przesyłania wsadowo tysięcy faktur naraz.
Efekt? Znaczące skrócenie czasu pracy i redukcja błędów.
Elastyczność i gotowość na zmiany
Zmiany w KSeF (np. aktualizacja schemy XML) to dla wielu firm potencjalne źródło problemów.
W KSeF HUB zmiany są zaimplementowane w tle przez dostawcę więc klient nie musi nic zmieniać w swoim modelu danych ani systemach ERP. Dzięki temu korzystanie z rozwiązania jest bezpieczne i nie wymaga dodatkowego nakładu czasu.
Obsługa załączników – wewnętrznych i zewnętrznych
System Ministerstwa Finansów (MF) nie umożliwia pełnej obsługi załączników do faktur.
Dlatego właśnie KSeF HUB wprowadza wygodne funkcje, które pozwalają na:
- obsługę załączników wewnętrznych (włączonych do XML),
- linkowanie załączników zewnętrznych (np. skany umów, dokumenty towarzyszące) –mimo że nie są obsługiwane w KSeF,
- usystematyzowane przechowywanie i łatwe wyszukiwanie załączników.
Walidacja i jakość danych
Dzięki KSeF HUB każda faktura jest automatycznie weryfikowana zarówno pod kątem technicznym, jak i merytorycznym (m.in. kwoty). Błędne dane są wykrywane jeszcze przed wysyłką do KSeF, co znacząco redukuje ryzyko korekt oraz pomyłek księgowych.
Raportowanie, uprawnienia i powiadomienia
- Raporty z obsługi faktur – przejrzyste zestawienia dostępne dla działu finansów, osób odpowiedzialnych za zgodność (compliance) oraz audytorów.
- Centralne zarządzanie dostępami – łatwe nadawanie i kontrolowanie uprawnień dla użytkowników systemu KSeF, nawet przy obsłudze wielu firm (różnych NIP-ów).
- Powiadomienia dla użytkowników i kontrahentów – możliwość ustawienia automatycznych alertów, np. o błędach w fakturze, zmianie statusu lub braku potwierdzenia UPO.
Podsumowanie – dlaczego Betacom KSeF HUB to rozwiązanie na lata?
| Funkcjonalność | Rozwiązanie MF (bezpłatne) | KSeF HUB (komercyjne) |
|---|---|---|
| Klasyfikacja faktur zakupowych | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Automatyczne generowanie faktur | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Integracja z ERP/DMS | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Obsługa wielu spółek/NIP-ów | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Obsługa załączników zewnętrznych | ❌ Nie | ✅ Tak |
| Automatyczna walidacja danych | ❌ Ograniczona | ✅ Zaawansowana |
| Raportowanie | ❌ Brak | ✅ Tak |
| Powiadomienia/notyfikacje | ❌ Brak | ✅ Tak |
| SLA i wsparcie techniczne | ❌ Brak | ✅ Tak |
KSeF HUB to nie tylko zgodność z przepisami, ale przede wszystkim integracja, automatyzacja i skalowalność na poziomie enterprise. Zamiast ręcznej obsługi i ryzyka błędów – stabilna architektura, API-ready i gotowość na zmiany schemy bez konieczności ingerencji w systemy źródłowe.
Dołącz do webinaru 12 września 2025 i dowiedz się, jakie długoterminowe korzyści przyniesie Ci wdrożenie KSeF oraz jak przygotować się na nadchodzące zmiany!
Autor – Paweł Bartuzi i Marta Cygal- Majewska
KSeF po nowemu, czyli najważniejsze zmiany w przepisach
30 maja 2025 r. Ministerstwo Finansów opublikowało projekt ustawy dotyczącej Krajowego Systemu e-Faktur, który został zaktualizowany 12 czerwca 2025r. Nowelizacja odpowiada na postulaty biznesu i ma ułatwić wdrożenie obowiązkowego e-fakturowania. Następnie, 25 czerwca 2025 r., projekt ustawy o KSeF został skierowany do sejmu. Tym samym Ministerstwo potwierdziło wcześniejsze zapowiedzi, że nie będzie dalszych odroczeń i terminy wejścia w życie KSeF są ostateczne. Zgodnie z projektem, KSeF stanie się jedynym dopuszczalnym kanałem wystawiania i odbierania faktur VAT. Nowe przepisy zaczną obowiązywać od lutego i kwietnia 2026 r. Proces legislacyjny ma zakończyć się w lipcu 2025r.
Co się zmieni wg najnowszych przepisów dot KSeF?
Najważniejszą zmianą jest utrzymanie na stałe trybu offline24, który umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przesłanie ich do KSeF w kolejnym dniu roboczym, bez ograniczeń dotyczących specyfiki działalności. To rozwiązanie zapewnia przedsiębiorcom większą elastyczność w sytuacjach awaryjnych lub problemów technicznych.
Nowe przepisy wprowadzają także fakultatywną możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych dla konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Decyzja o tym, czy wystawiać fakturę B2C przez KSeF, pozostaje w gestii sprzedawcy, co daje mu swobodę w dostosowaniu procesów do specyfiki swojej działalności.
Istotnym udogodnieniem będzie rozszerzenie systemu o możliwość dołączania załączników ustrukturyzowanych do faktur. Funkcja ta będzie dostępna po uprzednim zgłoszeniu w odpowiednich organach i pozwoli na kompleksowe dokumentowanie transakcji w ramach jednego systemu.
Sektor rolniczy również zostanie objęty nowymi rozwiązaniami – od 1 kwietnia 2026 r. KSeF będzie obsługiwał faktury VAT RR, czyli dokumenty wystawiane rolnikom ryczałtowym. To rozwiązanie uwzględnia specyfikę tego sektora i zapewnia mu dodatkowy czas na przygotowanie.
Ministerstwo uregulowało również kwestie udostępniania faktur poza systemem KSeF, szczególnie w przypadku nabywców bez numeru NIP czy kontrahentów zagranicznych. Pozwala to na elastyczne przekazywanie dokumentów drogą elektroniczną, na przykład e-mailem, gdy bezpośrednie korzystanie z KSeF nie jest możliwe.
Ostatnią istotną zmianą jest uproszczenie zasad rozliczania faktur korygujących “in minus” dla dokumentów przesłanych przez KSeF. Nowe przepisy mają ułatwić proces korekt i zmniejszyć obciążenia administracyjne związane z poprawianiem błędów w fakturach.
Okres przejściowy i ułatwienia dla najmniejszych firm do końca 2026 roku
Ministerstwo Finansów przewidziało szereg ułatwień mających na celu łagodne wprowadzenie obowiązkowego KSeF. Do końca 2026 r.: utrzymana zostanie możliwość wystawiania faktur z kas rejestrujących, nie będą nakładane kary za błędy popełnione przy fakturowaniu w KSeF, nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF przy płatnościach, także tych realizowanych w mechanizmie podzielonej płatności (MPP).
Szczególne wsparcie otrzymają najmniejsze podmioty. Podatnicy dokumentujący transakcje na niewielkie kwoty (faktury poza KSeF do 10 tys. zł miesięcznie) będą zwolnieni z obowiązku wystawiania e-faktur do końca 2026 roku..
Rozporządzenia wykonawcze
Równolegle opublikowano projekty dwóch nowych rozporządzeń wykonawczych.
Projekt rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF reguluje szczegółowo kwestie uwierzytelniania użytkowników – w tym wprowadzenie nowego certyfikatu KSeF oraz przejściowych tokenów ważnych do końca 2026 r. – a także zasady nadawania i odbierania uprawnień, użycia kodów QR i obsługi faktur z załącznikami. Z kolei projekt rozporządzenia w sprawie wyłączeń z KSeF określa kategorie transakcji, które nie będą podlegać obowiązkowi e-fakturowania – wśród nich znajdują się m.in. jednorazowe bilety za przejazd autostradą, usługi przewozu osób czy wybrane usługi finansowe.
Specyfikacja API KSeF
30 czerwca 2025r. Ministerstwo Finansów Ministerstwo Finansów udostępniło dokumentację API KSeF umożliwiającą integrację z KSeF 2.0. Ministerstwo Finansów opublikowało także wzór struktury logicznej FA(3), która zastąpi dotychczasowy format FA(2). Od 1 lutego 2026 r. każda e-faktura wystawiona i przesyłana przez KSeF będzie musiała być zgodna z wersją FA(3).
Harmonogram wdrożenia i przygotowania
Ministerstwo Finansów przewidziało szczegółowy harmonogram przygotowań technicznych, który pozwoli przedsiębiorcom i dostawcom oprogramowania na odpowiednie przygotowanie systemów:
Wrzesień 2025 r. – uruchomione zostaną otwarte testy nowego interfejsu API KSeF 2.0. To kluczowy moment dla dostawców oprogramowania księgowego i większych przedsiębiorstw, którzy będą mogli przetestować integrację swoich systemów z KSeF w środowisku testowym. Testy pozwolą na wykrycie i usunięcie ewentualnych problemów przed pełnym wdrożeniem systemu.
Listopad 2025 r. – zostanie uruchomiony system certyfikatów KSeF, które będą kluczowe dla bezpiecznego uwierzytelniania w systemie. Certyfikaty te będą niezbędne szczególnie dla korzystania z trybu offline24 oraz zapewnią dodatkowe bezpieczeństwo procesów fakturowania. Równolegle udostępniona zostanie testowa wersja nowej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0, która pozwoli użytkownikom na zapoznanie się z nowymi funkcjonalnościami bez ryzyka wygenerowania dokumentów wywołujących skutki prawne.
Co dalej?
W kolejnych newsletterach będziemy sukcesywnie przybliżać konkretne regulacje i omawiać ich praktyczne skutki – z uwzględnieniem specyfiki poszczególnych branż oraz typów działalności. Zachęcamy do regularnego śledzenia nadchodzących zmian oraz analitycznych komentarzy, które pomogą w odpowiednim przygotowaniu się do nowego reżimu e-fakturowania.
Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu KSeF w swojej firmie? Skontaktuj się z ekspertami Crido – pomożemy Ci przygotować się na nowe obowiązki.
Tekst napisany na podstawie artykułu „KSeF po nowemu, czyli najważniejsze zmiany w przepisach, którego autorami są Alexander Sano, Nicole Deneka, Konrad Dura.
KSeF po nowemu, czyli najważniejsze zmiany w przepisach – CRIDO
Śledź nasz cykl i korzystaj z wiedzy ekspertów, aby wdrożenie KSeF było procesem bezpiecznym, uporządkowanym i zgodnym z obowiązującymi przepisami.
🛟 Dołącz do naszego wakacyjnego patrolu KSeF!
Umów się na DEMO narzędzia KSeF Hub
Umów się z ekspertem Crido*
KSeF na lato. Efekty na lata. Co nas czeka?
Obejrzyj nasze nagranie z webinaru.
Poznaj naszych partnerów:
Partner merytoryczny – CRIDO:
Działające od 2005 roku CRIDO to wiodąca polska firma doradcza. Ponad 430-osobowy zespół strategicznie wspiera polskich i międzynarodowych przedsiębiorców w prowadzeniu i rozwoju biznesu. CRIDO oferuje doradztwo finansowe, prawne, podatkowe, biznesowe, digitalowe i transakcyjne (M&A). Firma pozyskuje również finansowanie na innowacyjny rozwój przedsiębiorstw – ze środków publicznych i innych dostępnych źródeł.
Zespół CRIDO Business & Digital Services specjalizuje się w doradztwie merytorycznym i technologicznym w zakresie rozwiązań cyfrowych dla księgowości i podatków. Oferuje autorskie narzędzia IT dopasowane do specyfiki klienta. Zrealizował ponad 100 projektów dotyczących wdrożenia KSeF. Zespół zdobył 1. miejsce wśród firm podatkowych w Polsce w rankingu „Rzeczpospolitej” w kategorii „Innowacje i digitalizacja” w latach 2023 i 2024 oraz tytuł Tax Technology Provider of the Year w konkursie International Tax Review EMEA Tax Awards 2023.
Partner technologiczny – BETACOM:
Od ponad 30 lat Betacom wspiera firmy w transformacji cyfrowej, łącząc kompetencje technologiczne z wiedzą o procesach biznesowych. Specjalizujemy się we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań IT, które automatyzują obieg dokumentów, wspierają zgodność z przepisami i ułatwiają zarządzanie informacją.
