*Partnerem merytorycznym newslettera jest firma CRIDO.
Lato upłynęło nam pod znakiem KSeF a nowelizacja ustawy została już podpisana!
Prezentujemy dziś ostatni newsletter z cyklu poświęconego obowiązkowemu KSeF.
System wkrótce obejmie wszystkie firmy, dlatego kluczowe jest dobre przygotowanie działów finansowych. Warto wiedzieć, że niektóre branże – jak sektor finansowy czy transport pasażerski – mają przewidziane zwolnienia, choć odbiór faktur z KSeF będzie obowiązkowy dla wszystkich.
W codziennej praktyce pomocne mogą być funkcjonalności KSeF HUB, w tym automatyczne powiadomienia o fakturach oraz raporty zbiorcze, wspierają bieżący nadzór nad dokumentacją i przyspieszają procesy księgowe. Ważne są również procedury awaryjne – jasne zasady działania w przypadku niedostępności systemu, które pozwolą uniknąć chaosu i zachować ciągłość rozliczeń.
👉 Więcej informacji prezentujemy w naszych artykułach.
📌 Na zakończenie zapraszamy na warsztaty KSeF przygotowane we współpracy z firmą Crido oraz na webinar Betacom, w którym podsumujemy nasz cykl newsletterów i przeprowadzimy praktyczną sesję Q&A.
Życzymy dobrej lektury.
Zapraszamy również na nasze najbliższe wydarzenia – szczegóły i linki do rejestracji na końcu newslettera.:
Webinar – KSeF na lato. Efekty na lata. Co nas czeka?
12 września (piątek); godz. 11:00
Warsztaty z CRIDO – Dzień z KSeF.
17 września (środa); godz. 8.30 – 16.30
Dla naszych subskrybentów przygotowaliśmy bezpłatne konsultacje z naszymi ekspertami.
👉 Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz zgłoszeniowy, a skontaktujemy się z Tobą i zaproponujemy dogodny termin rozmowy.
Nie zwlekaj – liczba miejsc jest ograniczona! Bezpłatne konsultacje tylko do 12 września.
Wyjątki i zwolnienia z obowiązku KSeF – kto nie musi korzystać?
Projekt Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 20 maja 2025 r. określa przypadki, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane
Na czym polega zwolnienie z KSeF?
Ministerstwo Finansów przygotowało listę wyjątków dla firm, które z różnych powodów nie muszą przechodzić na elektroniczne fakturowanie. To dotyczy głównie branż o specyficznej działalności lub tam, gdzie przejście na KSeF byłoby technicznie bardzo skomplikowane.
Ważne: Zwolnienie dotyczy tylko wystawiania faktur. Odbieranie faktur z KSeF będzie obowiązkowe dla wszystkich od lutego 2026 r.
Kto nie musi używać KSeF? – główne wyjątki
Autostrady płatne – bilety za przejazd
Kogo dotyczy: Operatorzy autostrad płatnych
Co jest zwolnione? Bilety jednorazowe za przejazd autostradą
Dlaczego: Zmiana systemu wymagałaby przebudowy wszystkich punktów poboru opłat, co mogłoby spowolnić ruch i obniżyć bezpieczeństwo.
Praktyczna wskazówka: Jeśli prowadzisz autostradę płatną, możesz dalej wystawiać tradycyjne bilety za przejazdy.
Transport pasażerski – tylko część biletów
Kogo dotyczy:
- Linie kolejowe
- Przewoźnicy autobusowi
- Linie lotnicze
- Armatorzy statków i promów
Co jest zwolnione? Wyłącznie bilety jednorazowe na przejazdy
Co NIE jest zwolnione: Bilety okresowe (miesięczne, roczne) – te muszą być fakturowane przez KSeF
Przykład:
✅ Bilet jednodniowy na pociąg – bez KSeF
❌ Karnet miesięczny – przez KSeF
❌ Faktura dla firmy za podróż służbową – przez KSeF
Sektor finansowy – większość usług zwolniona
Kogo dotyczy:
- Banki
- Firmy ubezpieczeniowe
- Domy maklerskie
- Firmy pożyczkowe
- Kantory wymiany walut
Co jest zwolnione? Prawie wszystkie standardowe usługi finansowe, które nie podlegają VAT:
- Kredyty i pożyczki
- Ubezpieczenia
- Wymiana walut
- Usługi depozytowe
- Obrót akcjami i obligacjami
Dlaczego? Sektor finansowy ma własne, bardzo szczegółowe przepisy dokumentowania transakcji.
Współpraca z firmami zagranicznymi – samofakturowanie
Kogo dotyczy? Polskie firmy współpracujące z zagranicznymi partnerami
Kiedy zwolnienie? Gdy wystawiasz fakturę w imieniu zagranicznej firmy (samofakturowanie), a ta firma nie ma polskiego NIP-u.
Typowe sytuacje:
- Eksport towarów
- Usługi dla firm z innych krajów UE
- Współpraca z firmami spoza UE
Wyjątek: Jeśli zagraniczna firma ma europejski numer VAT, może dobrowolnie używać KSeF.
Kontrola lotów – specjalny przypadek
Kogo dotyczy? Tylko Polska Agencja Żeglugi Powietrznej
Co to oznacza? Faktury za kontrolę ruchu lotniczego wystawiane przez europejską organizację EUROCONTROL będą poza systemem KSeF.
Co to oznacza dla Twojej firmy?
Jeśli prowadzisz firmę transportową:
- Sprawdź jakie dokumenty wystawiasz – bilety jednorazowe są zwolnione, okresowe już nie
- Przygotuj się na podwójny system: część dokumentów poza KSeF, część przez KSeF
- Zastanów się nad prostym systemem rozróżniania dokumentów
Jeśli pracujesz w banku lub ubezpieczeniach:
- Większość Twoich standardowych usług pozostanie poza KSeF
- Sprawdź czy Twoja firma realizuje także usługi objęte VAT, takie jak doradztwo – te dokumenty muszą być wystawiane przez KSeF.
- Zachowaj dotychczasowe systemy dokumentowania
Jeśli współpracujesz z zagranicznymi firmami:
- Przejrzyj umowy z zagranicznymi partnerami
- Sprawdź kto wystawia faktury w Waszej współpracy
- Rozważ nadanie uprawnień partnerom z UE do korzystania z KSeF
Praktyczne kroki do wykonania
Do końca 2025 roku:
- Zweryfikuj czy Twoja działalność kwalifikuje się do zwolnień
- Przygotuj listę wszystkich rodzajów dokumentów, które wystawiasz
- Podziel je na zwolnione z KSeF i objęte obowiązkiem
- Zaktualizuj procedury
- Zaplanuj szkolenia dla zespołu
Podsumowanie
Zwolnienia z KSeF dotyczą głównie branż o bardzo specyficznej działalności. Większość firm będzie musiała wdrożyć system e-fakturowania. Jeśli myślisz, że Twoja firma może kwalifikować się do zwolnienia, dokładnie przeanalizuj rodzaje wystawianych dokumentów i skonsultuj się z księgowym lub doradcą podatkowym.
Pamiętaj: Nawet jeśli nie musisz wystawiać faktur przez KSeF, od lutego 2026 roku wszystkie firmy będą musiały odbierać faktury z tego systemu.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do KSeF?
Przygotowanie firmy do obowiązkowego KSeF, zwłaszcza z uwzględnieniem wyłączeń i zwolnień, to złożony proces wymagający specjalistycznej wiedzy. Crido oferuje kompleksowe wsparcie w tym zakresie. Nie zwlekaj z przygotowaniami do ostatniej chwili. Skontaktuj się z ekspertami Crido już dziś i zapewnij swojej firmie płynne przejście na KSeF.
Autor Paulina Moroz
Powiadomienia i raporty: jak KSeF HUB ułatwia codzienną pracę.
Wdrożenie KSeF zmienia sposób, w jaki firmy podchodzą do przetwarzania faktur. To już nie tylko kwestia prawa, ale także efektywności. Właśnie dlatego tak ważne są funkcje wspierające użytkowników – jak notyfikacje i raporty, które zapewniają pełną kontrolę nad dokumentami.
Notyfikacje – nic Ci nie umknie
W natłoku faktur łatwo coś przeoczyć. Dlatego system automatycznie powiadamia użytkowników i kontrahentów o najważniejszych zdarzeniach.
Przykładowe notyfikacje obejmują m.in.:
- otrzymanie nowej faktury zakupowej,
- zmianę statusu faktury sprzedażowej (np. akceptacja bądź odrzucenie w KSeF),
- poinformowanie kontrahenta o wystawieniu faktury sprzedażowej,
- wykrycie duplikatu faktury zakupowej,
- negatywny wynik walidacji kwot na fakturze zakupowej,
- pojawienie się załącznika zewnętrznego.
Dzięki temu użytkownicy mogą reagować w razie potrzeby, zamiast tracić czas na ręczne monitorowanie każdej transakcji. Co ważne, usługa notyfikacji jest parametryzowana per klient – można dostosować treść wiadomości i decydować, które powiadomienia są aktywne.
Raporty i dashboardy – pełny obraz sytuacji
Drugim filarem kontroli nad dokumentami są raporty. System umożliwia tworzenie czytelnych dashboardów oraz generowanie raportów zbiorczych, które można eksportować do XLSX lub PDF.
Raporty mogą być również wysyłane cyklicznie na wskazany adres mailowy – co eliminuje konieczność ich ręcznego przygotowywania.
Dane prezentowane w raportach obejmują m.in.:
- liczbę faktur sprzedażowych i zakupowych w różnych przedziałach czasowych (np. bieżący miesiąc, poprzedni miesiąc, dowolny okres „od – do”),
- statusy faktur sprzedażowych (od „Wczytanych”, przez „Zaakceptowane”, po „Odrzucone” czy te z błędem przy wysyłce),
- liczbę faktur zakupowych pobranych z KSeF, z możliwością filtrowania w podziale na okresy.
Dzięki temu użytkownicy otrzymują pełny obraz procesu fakturowania – od momentu wystawienia po finalną akceptację w KSeF.
Dlaczego to ważne?
Notyfikacje i raporty to funkcjonalności, które:
- przyspieszają reakcję na problemy (np. błędne kwoty czy duplikaty),
- ułatwiają kontrolę nad procesem fakturowania,
- oszczędzają czas, eliminując konieczność manualnej analizy,
- zapewniają transparentność, bo wszystkie dane są dostępne w jednym miejscu.
Podsumowując – dzięki notyfikacjom i raportom system KSeF HUB nie tylko obsługuje proces fakturowania, ale także zapewnia pełną przejrzystość działań, szybkie reagowanie na potencjalne problemy i łatwy dostęp do kluczowych danych. To sprawia, że staje się on realnym wsparciem w codziennej pracy finansów i księgowości, zwiększa bezpieczeństwo operacji i pozwala użytkownikom skupić się na tym, co naprawdę ważne – analizie i podejmowaniu decyzji, zamiast na żmudnym monitorowaniu każdej faktury.
Tryb awaryjny – co robić, gdy KSeF nie działa?
Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) będzie wprowadzany etapowo, począwszy od 1 lutego 2026 roku. Wraz z kolejnymi fazami wdrożenia system stanie się nie tylko wymogiem ustawowym, ale również integralną częścią codziennej działalności przedsiębiorstw. W sytuacjach, gdy dostęp do KSeF będzie utrudniony lub system przestanie działać, przewidziano konkretne tryby awaryjne. Ich znajomość jest kluczowa dla zapewnienia ciągłości operacyjnej i minimalizacji ryzyk podatkowych.
Rodzaje trybów awaryjnych w KSeF
Tryby awaryjne można podzielić na dwie grupy – zależne od podatnika oraz wynikające z problemów po stronie systemu KSeF:
- Po stronie podatnika:
- Offline24– podatnik świadomie decyduje się na wystawienie faktury poza KSeF (np. ze względu na specyfikę działalności czy konieczność natychmiastowego wystawienia faktury w obecności klienta).
- Offline24 przypadkowy – faktura trafia do KSeF dopiero następnego dnia z przyczyn losowych (np. awaria ERP, brak internetu).
- Po stronie KSeF:
- Niedostępność systemu – zaplanowane prace serwisowe.
- Awaria zwykła – krótkotrwałe lub incydentalne zakłócenia, ogłaszane przez BIP i oprogramowanie interfejsowe.
- Awaria nadzwyczajna – poważne zakłócenia, o których informuje się przez środki masowego przekazu (prasa, telewizja, internet).
Każdy z tych trybów wiąże się z odmiennymi obowiązkami podatnika i konsekwencjami podatkowymi.
Kluczowe procedury postępowania
Awaria zwykła
W przypadku awarii zwykłej fakturę należy sporządzić w formacie ustrukturyzowanym (XML) i przekazać nabywcy w uzgodnionej formie, na przykład jako plik PDF przesłany drogą emailową. Dokument powinien być oznaczony dwoma kodami QR: OFFLINE oraz CERTYFIKAT. Fakturę należy przesłać do systemu KSeF w ciągu siedmiu dni roboczych po ustaniu awarii. Korektę do faktury można wystawić dopiero po przydzieleniu numeru KSeF dla faktury pierwotnej.
Awaria nadzwyczajna
Przy awarii nadzwyczajnej dopuszczalne jest wystawianie faktur w formie papierowej lub elektronicznej poza systemem KSeF. W tym trybie nie trzeba stosować kodów QR. Nie ma również obowiązku przesyłania faktur do KSeF po zakończeniu awarii, a wystawianie faktur korygujących jest możliwe natychmiast.
Niedostępność systemu KSeF
W przypadku niedostępności systemu faktury należy przygotować w formacie XML, jednak nie powinno się ich udostępniać nabywcom krajowym w formie wizualnej przed przekazaniem do KSeF. Po zakończeniu przerwy serwisowej należy przesłać faktury do KSeF w kolejnym dniu roboczym po zakończeniu niedostępności systemu KSeF.
Awaria podczas trybu offline24
Jeżeli podczas próby przesłania faktury offline24 do KseF wystąpi awaria KSeF, stosuje się zasady przewidziane dla awarii zwykłej lub nadzwyczajnej – w zależności od skali problemu.
Rekomendacje dla biznesu
Kluczowe jest przygotowanie firmy na scenariusze awaryjne. Warto wdrożyć:
- Wewnętrzne procedury – precyzyjne instrukcje dla pracowników w zależności od rodzaju awarii.
- Szkolenia zespołu – aby dział finansowy i operacyjny wiedział, jak działać w praktyce.
- Monitoring komunikatów KSeF – bieżące śledzenie statusu systemu i ogłoszeń na BIP.
- Wcześniejsze uzyskanie certyfikatu KSeF– aby umożliwić generowanie kodów QR na wizualizacjach faktur wystawionych w trybie offline i awaryjnym.
- Analizę specyfiki działalności – podjęcie decyzji odnośnie stosowania trybu offline24
Podsumowanie
Podsumowując, wdrożenie trybów awaryjnych związanych z KSeF stanowi kluczowy element zabezpieczający procesy biznesowe przed nieprzewidzianymi zakłóceniami. Odpowiednie procedury, szkolenia i monitorowanie systemu sprawiają, że firma może sprawnie reagować na sytuacje kryzysowe, zachowując ciągłość działania i minimalizując ryzyko ewentualnych konsekwencji podatkowych. Dzięki świadomemu przygotowaniu, każda organizacja jest w stanie skutecznie funkcjonować nawet w przypadku awarii systemu.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu procedur awaryjnych KSeF i minimalizacji ryzyk podatkowych? Eksperci CRIDO pomogą Ci opracować scenariusze postępowania dla różnych trybów awaryjnych, zaprojektować skuteczne procesy wewnętrzne oraz przeszkolić zespół w zakresie praktycznego reagowania na zakłócenia systemowe. Skontaktuj się z Crido, aby dopasować rozwiązania do specyfiki Twojej działalności i zapewnić ciągłość biznesu nawet w sytuacjach kryzysowych.
Autor Paulina Moroz
Warsztaty CRIDO: Dzień z KSeF 17 września, godz. 8.30 – 16.30
Zapraszamy do udziału w praktycznym szkoleniu „Dzień z KSeF”, które poprowadzą eksperci CRIDO. Na całodziennym wydarzeniu zdobędziesz niezbędną wiedzę, by bezpiecznie i skutecznie przeprowadzić wdrożenie systemu e-Faktur w swojej firmie. Eksperci CRIDO przeprowadzą Cię przez aspekty prawne, procesowe i technologiczne KSeF. Wszyscy uczestnicy otrzymają certyfikat ukończenia szkolenia.
Śledź nasz cykl i korzystaj z wiedzy ekspertów, aby wdrożenie KSeF było procesem bezpiecznym, uporządkowanym i zgodnym z obowiązującymi przepisami.
🛟 Dołącz do naszego wakacyjnego patrolu KSeF!
Umów się na DEMO narzędzia KSeF Hub
Umów się z ekspertem Crido*
KSeF na lato. Efekty na lata. Co nas czeka?
Obejrzyj nasze nagranie z webinaru.
Poznaj naszych partnerów:
Partner merytoryczny – CRIDO:
Działające od 2005 roku CRIDO to wiodąca polska firma doradcza. Ponad 430-osobowy zespół strategicznie wspiera polskich i międzynarodowych przedsiębiorców w prowadzeniu i rozwoju biznesu. CRIDO oferuje doradztwo finansowe, prawne, podatkowe, biznesowe, digitalowe i transakcyjne (M&A). Firma pozyskuje również finansowanie na innowacyjny rozwój przedsiębiorstw – ze środków publicznych i innych dostępnych źródeł.
Zespół CRIDO Business & Digital Services specjalizuje się w doradztwie merytorycznym i technologicznym w zakresie rozwiązań cyfrowych dla księgowości i podatków. Oferuje autorskie narzędzia IT dopasowane do specyfiki klienta. Zrealizował ponad 100 projektów dotyczących wdrożenia KSeF. Zespół zdobył 1. miejsce wśród firm podatkowych w Polsce w rankingu „Rzeczpospolitej” w kategorii „Innowacje i digitalizacja” w latach 2023 i 2024 oraz tytuł Tax Technology Provider of the Year w konkursie International Tax Review EMEA Tax Awards 2023.
Partner technologiczny – BETACOM:
Od ponad 30 lat Betacom wspiera firmy w transformacji cyfrowej, łącząc kompetencje technologiczne z wiedzą o procesach biznesowych. Specjalizujemy się we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań IT, które automatyzują obieg dokumentów, wspierają zgodność z przepisami i ułatwiają zarządzanie informacją.
