*Partnerem merytorycznym newslettera jest firma CRIDO.
Zbliżamy się już do końca naszego cyklu wakacyjnego newslettera. Dzisiaj prezentujemy kolejne 3 tematy.
Rozpoczynamy od faktur zakupowych od podmiotów zagranicznych. To bardzo ważny temat, budzący wiele pytań i emocji, zwłaszcza w kontekście KSeF. Postaramy się na nie odpowiedzieć w naszym pierwszym artykule.
Kolejnym zagadnieniem jest integracja systemów dziedzinowych z systemem Ministerstwa Finansów – tu rozwiązaniem jest KSeF Hub, który przejmuje rolę tłumacza i pośrednika, gwarantując zgodność z najnowszymi wymaganiami.
I na koniec gorący temat związany z ustawą modernizującą KSeF z 5 sierpnia 2025r. Ustawa ta otrzymała już akceptację Sejmu i Senatu i aktualnie oczekuje na podpis Prezydenta.
Życzymy dobrej lektury.
Zapraszamy również na nasze najbliższe wydarzenia – szczegóły i linki do rejestracji na końcu newslettera.:
Webinar – KSeF na lato. Efekty na lata. Co nas czeka?
12 września (piątek); godz. 11:00
Warsztaty z CRIDO – Dzień z KSeF.
17 września (środa); godz. 8.30 – 16.30
Dla naszych subskrybentów przygotowaliśmy bezpłatne konsultacje z naszymi ekspertami.
👉 Wystarczy, że wypełnisz krótki formularz zgłoszeniowy, a skontaktujemy się z Tobą i zaproponujemy dogodny termin rozmowy.
Nie zwlekaj – liczba miejsc jest ograniczona!
Wielokanałowy obieg faktur po wejściu w życie KSeF – co z fakturami zakupowymi od podmiotów zagranicznych?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) już teraz budzi wiele emocji, zwłaszcza w kontekście codziennej pracy działów księgowości i finansów. Wiele pytań dotyczy obiegu dokumentów – szczególnie wtedy, gdy chodzi o wydatki pracownicze czy zakupy od kontrahentów zagranicznych.
Warto pamiętać, że KSeF nie stanie się jedynym źródłem wszystkich faktur zakupowych. Firmy będą musiały nadal korzystać z kilku kanałów pozyskiwania faktur, a proces ich obiegu trzeba będzie dostosować do nowych realiów.
Zakupy od zagranicznych dostawców – poza KSeF
Faktury zakupowe wystawiane przez podmioty zagraniczne nie trafiają do KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorca w Polsce nadal będzie otrzymywał je w tradycyjny sposób:
- mailem w formie PDF,
- pocztą w formie papierowej,
- przez portale dostawców lub dedykowane systemy wymiany dokumentów (EDI).
Księgowość będzie musiała więc prowadzić równoległy proces obsługi faktur – z jednej strony automatyczne pobieranie dokumentów z KSeF od polskich kontrahentów, z drugiej wprowadzanie faktur zagranicznych otrzymanych innymi kanałami.
Wielość źródeł faktur – nowe wyzwania organizacyjne
Faktury zakupowe wystawiane przez podmioty zagraniczne nie będą trafiały do KSeF. Oznacza to, że przedsiębiorcy w Polsce nadal będą otrzymywać je w formie tradycyjnej, czyli najczęściej jako pliki PDF przesyłane mailem, w formie papierowej pocztą lub poprzez portale dostawców i systemy EDI.
Dla działów księgowych oznacza to konieczność prowadzenia równoległego procesu obsługi faktur. Część dokumentów będzie trafiała automatycznie do systemów księgowych z KSeF, natomiast faktury od zagranicznych kontrahentów będą musiały być wprowadzane ręcznie lub półautomatycznie np. z wykorzystaniem OCR.
Faktury w trybie awaryjnym i ryzyko duplikatów
KSeF przewiduje możliwość wystawiania faktur w trybie awaryjnym. Taki przypadek będzie miał miejsce w sytuacji, gdy system nie działa lub dostęp do niego jest czasowo niemożliwy. Wtedy przedsiębiorca wystawi fakturę poza KSeF, na przykład w formie PDF z kodem QR, i będzie zobowiązany do wprowadzenia jej do systemu po przywróceniu działania KSeF.
Taki mechanizm generuje jednak ryzyko powstania duplikatów. Nabywca może bowiem otrzymać tę samą fakturę w formie wizualizacji przesłanej mailem, a następnie znajdzie identyczny dokument w KSeF. Jeśli firma nie wdroży odpowiednich procedur weryfikacji, istnieje realne zagrożenie podwójnego zaksięgowania tego samego dokumentu.
Obieg dokumentów w praktyce
W przyszłości przedsiębiorcy będą musieli obsługiwać faktury z wielu źródeł jednocześnie. Do KSeF będą trafiały faktury od polskich dostawców. Od kontrahentów zagranicznych dokumenty będą wpływały tradycyjnie – pocztą, mailem lub poprzez platformy EDI. Do tego dojdą faktury wystawiane w trybie awaryjnym, które mogą pojawiać się w dwóch formach: jako PDF otrzymany bezpośrednio od dostawcy i jako faktura wprowadzona później do KSeF.
Dla firm oznacza to konieczność zbudowania centralnego procesu obiegu dokumentów. Kluczowe będzie połączenie danych z różnych źródeł w jednym systemie, tak aby zapewnić spójność księgowań i wyeliminować ryzyko duplikatów.
Sprzedaż dla podmiotów zagranicznych – obowiązek w KSeF
W przypadku sprzedaży każda faktura wystawiona przez polskiego podatnika musi trafić do KSeF, nawet jeśli odbiorcą jest firma zagraniczna.
Jednocześnie trzeba będzie zadbać, aby taki dokument został również udostępniony kontrahentowi w uzgodnionej formie – bo zagraniczny klient nie ma dostępu do polskiego systemu. Najczęściej oznacza to przesłanie wizualizacji PDF z kodem QR.
Podsumowanie:
Wdrożenie KSeF zmienia sposób pracy działów księgowości, ale nie rozwiązuje wszystkich kwestii związanych z obiegiem dokumentów. Faktury zakupowe od kontrahentów zagranicznych nadal będą docierać do firm tradycyjnymi kanałami. Faktury wystawiane w trybie awaryjnym mogą prowadzić do ryzyka duplikatów i konieczności wprowadzenia dodatkowych procedur kontrolnych. Sprzedaż do zagranicy będzie wymagała wystawiania faktur w KSeF i jednoczesnego przekazywania ich kontrahentom w uzgodnionej formie.
W praktyce oznacza to, że obieg dokumentów stanie się wielokanałowy i bardziej złożony. Firmy powinny przygotować się na integrację różnych źródeł danych już teraz, jednocześnie pamiętając, że w niedalekiej przyszłości zmiany w ramach VIDA obejmą całą Unię Europejską.
W zespole CRIDO łączymy obie niezbędne kompetencje, prawniczą i technologiczną. Nasi eksperci posiadają wieloletnie doświadczenie w projektach wdrożeniowych KSeF i mogą pomóc w kompleksowym przygotowaniu organizacji do nowych wymogów. Skontaktuj się z nami, aby omówić strategię wdrożenia dostosowaną do specyfiki Twojej branży i potrzeb biznesowych.
Skontaktuj się z nami już dziś!
Autor Paulina Moroz
KSeF Hub – most między Twoim systemem a Ministerstwem Finansów
Narzędzia takie jak KSeF Hub to najlepszy łącznik pomiędzy systemami dziedzinowymi a Systemem Ministerstwa Finansów. Dzięki nim firma nie musi martwić się o każdą zmianę wprowadzoną w KSeF – wszystkie aktualizacje są obsługiwane w KSeF Hub, a nie w systemie źródłowym Klienta. To właśnie KSeF Hub przejmuje rolę tłumacza i pośrednika, gwarantując zgodność z najnowszymi wymaganiami.
Integracja – klucz do pełnej automatyzacji
Podstawową funkcjonalnością KSeF Hub, która przynosi największe korzyści, jest integracja z systemami źródłowymi klienta. Możliwość łatwego połączenia KSeF Hub z dowolnym środowiskiem IT sprawia, że wdrożenie jest elastyczne, a adaptacja do specyfiki firmy szybka i bezproblemowa.
Dzięki integracji proces obsługi faktur może być w pełni zautomatyzowany:
- Faktury sprzedażowe i zakupowe są bezpośrednio przekazywane z/do systemów źródłowych,
- Walidacja danych zapewnia poprawność informacji, a w przypadku wykrycia błędów Hub natychmiast informuje system źródłowy o przyczynach odrzucenia faktury,
- System zapewnia generowanie plików XML zgodnych z wymaganiami faktury ustrukturyzowanej Ministerstwa Finansów,
- Faktury są automatycznie przekazywane z/do KSeF, co eliminuje konieczność ręcznej obsługi dokumentów i redukuje ryzyko błędów.
Integracja KSeF Hub z systemem dziedzinowym pozwala firmom na pełne wykorzystanie potencjału KSeF bez konieczności kosztownych i czasochłonnych modyfikacji własnego oprogramowania. System staje się dzięki temu uniwersalny i przyszłościowy, dostosowany do kolejnych zmian w przepisach.
Korzyści biznesowe płynące z integracji
Inwestycja w KSeF Hub przynosi wiele wymiernych korzyści:
- Automatyzacja procesów – faktury są obsługiwane szybciej i bez udziału człowieka,
- Redukcja ryzyka błędów – walidacja danych oraz automatyczne przesyłanie plików XML minimalizują prawdopodobieństwo pomyłek,
- Oszczędność czasu i zasobów – pracownicy nie muszą ręcznie wprowadzać danych do KSeF,
- Zgodność z przepisami – Hub jest na bieżąco aktualizowany pod kątem wymogów Ministerstwa Finansów,
- Elastyczność integracyjna – możliwość podłączenia dowolnego systemu dziedzinowego bez ingerencji w jego strukturę.
Dzięki temu KSeF Hub staje się nie tylko narzędziem na dziś, ale także strategicznym rozwiązaniem na lata, które zapewnia bezpieczeństwo i stabilność procesów finansowych w dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym.
Autor: Marta Cygal – Majewska, Paweł Bartuzi
Ustawa o KSeF z 5 sierpnia 2025 r. czeka na podpis prezydenta – co wnoszą finalne zmiany?
Po miesiącach prac parlamentarnych, ustawa modernizująca Krajowy System e-Faktur otrzymała już akceptację Sejmu i Senatu. Dokument czeka teraz na podpis prezydenta, po którym zostanie opublikowana w dzienniku ustaw. Zmiany wprowadzone na etapie parlamentarnym miały głównie charakter redakcyjny i techniczny, nie naruszając podstawowych założeń reformy e-fakturowania.
Jakie zmiany redakcyjne wprowadzono w trakcie prac parlamentarnych?
Podczas procedury ustawodawczej większość poprawek dotyczyła doprecyzowania sformułowań i przepisów technicznych. Przykładowo, rozszerzono wymagania dotyczące danych, które muszą znajdować się na fakturze – dodano obowiązek podawania numerów identyfikacyjnych przez podatników niezarejestrowanych oraz tych zwolnionych z VAT, gdy korzystają z takich numerów w transakcji.
Ponadto uaktualniono przepisy dotyczące faktur korygujących, rozszerzając ich zastosowanie na nowe kategorie dokumentów elektronicznych. Istotną zmianą było również systematyczne ujednolicenie terminologii w całej ustawie – wszędzie, gdzie wcześniej regulacje odnosiły się tylko do faktur offline i faktur podczas awarii systemu, dodano również przepisy dotyczące nowej kategorii faktur elektronicznych wprowadzanej przez ustawę.
Nowa kategoria faktur elektronicznych
Jedną z najważniejszych nowości wprowadzonych ustawą jest wprowadzenie trzeciej kategorii faktur elektronicznych offline24 obok faktur ustrukturyzowanych i faktur offline. Faktury offline24 będą mogły być wystawiane zgodnie ze wzorem udostępnionym przez administrację skarbową oraz wymagają niezwłocznego przesłania ich do KSeF – nie później niż następnego dnia roboczego po ich wystawieniu.
Mechanizm ten ma na celu zwiększenie elastyczności systemu.
Faktury z załącznikami dla kompleksowych transakcji
Ustawa wprowadza również możliwość wystawiania faktur z załącznikami w przypadku transakcji o złożonej strukturze danych dotyczących jednostek miary, ilości towarów czy cen jednostkowych. Funkcjonalność ta będzie dostępna wyłącznie po złożeniu odpowiedniego zgłoszenia do Szefa KAS i wymaga korzystania z API KSeF.
Załączniki mogą być wypełniane na trzy sposoby:
- w formie słownika (do 1000 wystąpień),
- tekstowej (maksymalnie 5120 znaków) lub
- tabelarycznej (20 kolumn, 1000 wierszy).
Rozwiązanie to odpowiada na postulaty przedsiębiorców z branż wymagających szczegółowego dokumentowania dostaw, szczególnie w sektorze energetycznym, telekomunikacyjnym i paliwowym.
Harmonogram wdrożenia i przepisy przejściowe
Ustawa potwierdza etapowe wprowadzanie obowiązku e-fakturowania. Od 1 lutego 2026 roku KSeF obejmie podatników z obrotem powyżej 200 mln zł w 2025 roku, od 1 kwietnia 2026 roku rozszerzenie obowiązku na wszystkich pozostałych przedsiębiorców, włączając podatników czynnych VAT, zwolnionych z VAT oraz zwolnionych podmiotowo. Ten termin obejmie zdecydowaną większość polskich firm. 1 stycznia 2027 roku – włączenie najmniejszych podatników, nazywanych “wykluczonych cyfrowo”.
Szczególnie istotne są przepisy przejściowe, które przewidują szereg ułatwień do końca 2026 roku. Podatnicy tzw. “wykluczeni cyfrowo” będą mogli wystawiać faktury tradycyjne pod warunkiem nieprzekroczenia limitu 10.000 zł miesięcznie. Dodatkowo, do 31 grudnia 2026 roku nie będzie obowiązku podawania numeru KSeF w płatnościach, a kary za nieprzestrzeganie obowiązków nie będą nakładane.
Nowe obowiązki nabywców
Znacząca zmiana dotyczy nabywców towarów i usług, którzy będą zobowiązani do podawania swojego numeru identyfikacyjnego, jeśli posługują się nim na potrzeby danej czynności. Obowiązek ten obejmuje zarówno podatników VAT, jak i osoby prawne niebędące podatnikami.
System kaucyjny i przepisy epizodyczne
Ustawa wprowadza również przepisy dotyczące systemu kaucyjnego, które regulują podwyższanie podstawy opodatkowania przez wprowadzających produkty w opakowaniach na napoje oraz obowiązki płatników w tym systemie.
Praktyczne przygotowania do wdrożenia
Pomimo że ustawa czeka jeszcze na podpis prezydenta, firmy powinny już teraz intensyfikować przygotowania do KSeF. Kluczowe terminy pozostają niezmienione – zgłoszenia o zamiarze korzystania z faktur z załącznikami można składać od 1 stycznia 2026 roku, a certyfikaty uwierzytelniające będą dostępne do pobrania od 1 listopada 2025 roku.
Przedsiębiorcy planujący wykorzystanie funkcjonalności załączników powinni pamiętać o konieczności złożenia zgłoszenia z 30-dniowym wyprzedzeniem oraz o wymogu korzystania wyłącznie z API KSeF w tym przypadku.
Uchwalenie ustawy kończy długi okres niepewności prawnej wokół KSeF i pozwala firmom na finalne dostosowanie swoich systemów i procesów do nowych wymagań. Mimo redakcyjnego charakteru większości zmian parlamentarnych, dokument w znaczący sposób rozszerza możliwości techniczne systemu i wprowadza dodatkową elastyczność w jego wykorzystaniu.
Potrzebujesz wsparcia w przygotowaniu do KSeF? Zespół ekspertów CRIDO pomoże Ci zaplanować i wdrożyć wszystkie niezbędne zmiany. Skontaktuj się z nami, aby omówić optymalne rozwiązania dla Twojej firmy.
Autor Aleksandra Wiśniewska
Warsztaty CRIDO: Dzień z KSeF 17 września, godz. 8.30 – 16.30
Zapraszamy do udziału w praktycznym szkoleniu „Dzień z KSeF”, które poprowadzą eksperci CRIDO. Na całodziennym wydarzeniu zdobędziesz niezbędną wiedzę, by bezpiecznie i skutecznie przeprowadzić wdrożenie systemu e-Faktur w swojej firmie. Eksperci CRIDO przeprowadzą Cię przez aspekty prawne, procesowe i technologiczne KSeF. Wszyscy uczestnicy otrzymają certyfikat ukończenia szkolenia.
Śledź nasz cykl i korzystaj z wiedzy ekspertów, aby wdrożenie KSeF było procesem bezpiecznym, uporządkowanym i zgodnym z obowiązującymi przepisami.
🛟 Dołącz do naszego wakacyjnego patrolu KSeF!
Umów się na DEMO narzędzia KSeF Hub
Umów się z ekspertem Crido*
KSeF na lato. Efekty na lata. Co nas czeka?
Obejrzyj nasze nagranie z webinaru.
Poznaj naszych partnerów:
Partner merytoryczny – CRIDO:
Działające od 2005 roku CRIDO to wiodąca polska firma doradcza. Ponad 430-osobowy zespół strategicznie wspiera polskich i międzynarodowych przedsiębiorców w prowadzeniu i rozwoju biznesu. CRIDO oferuje doradztwo finansowe, prawne, podatkowe, biznesowe, digitalowe i transakcyjne (M&A). Firma pozyskuje również finansowanie na innowacyjny rozwój przedsiębiorstw – ze środków publicznych i innych dostępnych źródeł.
Zespół CRIDO Business & Digital Services specjalizuje się w doradztwie merytorycznym i technologicznym w zakresie rozwiązań cyfrowych dla księgowości i podatków. Oferuje autorskie narzędzia IT dopasowane do specyfiki klienta. Zrealizował ponad 100 projektów dotyczących wdrożenia KSeF. Zespół zdobył 1. miejsce wśród firm podatkowych w Polsce w rankingu „Rzeczpospolitej” w kategorii „Innowacje i digitalizacja” w latach 2023 i 2024 oraz tytuł Tax Technology Provider of the Year w konkursie International Tax Review EMEA Tax Awards 2023.
Partner technologiczny – BETACOM:
Od ponad 30 lat Betacom wspiera firmy w transformacji cyfrowej, łącząc kompetencje technologiczne z wiedzą o procesach biznesowych. Specjalizujemy się we wdrażaniu nowoczesnych rozwiązań IT, które automatyzują obieg dokumentów, wspierają zgodność z przepisami i ułatwiają zarządzanie informacją.
