Newsletter #1. AI Act a HR. Jak odpowiedzialnie wykorzystać AI i automatyzację?

AI Act a HR – gdzie kończy się automatyzacja, a zaczyna odpowiedzialność?

Sztuczna inteligencja zmienia sposób działania organizacji. W obszarze HR wspiera rekrutację, analizę dokumentów, wyszukiwanie informacji oraz obsługę pracowników. Jednak wraz z rosnącymi możliwościami technologii pojawia się równie ważne pytanie kto odpowiada za decyzje podejmowane przy wsparciu AI?

AI w HR – szansa czy wyzwanie?

Jeszcze niedawno wykorzystanie sztucznej inteligencji w działach HR było traktowane jako innowacja zarezerwowana dla największych organizacji. Dziś staje się praktycznym narzędziem wspierającym codzienną pracę specjalistów personalnych.

Organizacje wykorzystują ją między innymi do:

• analizy dokumentów aplikacyjnych,
• wyszukiwania informacji w dokumentacji pracowniczej,
• automatyzacji powtarzalnych czynności administracyjnych,
• tworzenia rekomendacji,
• wspierania komunikacji z pracownikami.

AI otwiera przed działami HR zupełnie nowe możliwości.
Zwiękasza dostęp do informacji, pozwala szybciej analizować dane, usprawnia obsługę pracowników i przyspiesza realizację procesów rekrutacyjnych.

Jednocześnie HR jest obszarem szczególnym. Każda decyzja może wpływać na człowieka, jego zatrudnienie, rozwój zawodowy czy dostęp do określonych możliwości. Dlatego tak ważne jest odpowiedzialne wykorzystywanie AI, które powinno ono wspierać ludzi, a nie zastępować ich w procesie podejmowania decyzji.

AI Act – dlaczego dotyczy działów HR?

Rozporządzenie AI ACT to pierwsze unijne rozporządzenie kompleksowo regulujące wykorzystanie sztucznej inteligencji. Jego celem jest zapewnienie, aby systemy wykorzystywane przez organizacje były bezpieczne, transparentne i pozostawały pod odpowiednim nadzorem człowieka. 

Oznacza to , że systemy wykorzystywane w organizacjach muszą działać w sposób:

• przejrzysty,
• bezpieczny,
• możliwy do kontrolowania,
• zgodny z prawami człowieka.

Szczególną uwagę poświęcono rozwiązaniom wykorzystywanym w obszarach, które mogą wpływać na sytuację zawodową ludzi.

Dotyczy to między innymi procesów takich jak:

• selekcja kandydatów,
• analiza CV,
• ocena pracowników,
• rekomendacje dotyczące zatrudnienia lub rozwoju.

W tych obszarach technologia może być ogromnym wsparciem, ale nie może zastąpić odpowiedzialności organizacji i człowieka.

Automatyzacja procesu nie oznacza automatyzacji decyzji.

Jedną z najważniejszych zasad odpowiedzialnego wykorzystania AI jest koncepcja human-in-the-loop, czyli zachowanie aktywnego udziału człowieka w procesach wspierancyh przez AI

W praktyce oznacza to, że człowiek pozostaje aktywnym uczestnikiem procesu. Rolą AI jest wspieranie człowieka poprzez dostarczanie informacji, analiza oraz rekomendacją. Decyzję podejmuje człowiek, który posiada wiedzę, doświadczenie i ponosi odpowiedzialność za decyzje.

AI może między innymi:

• analizować duże zbiory danych,
• wyszukiwać i porządkować informacje,
• identyfikować zależności oraz wzorce,
• przygotowywać rekomendacje i wspierać realizację procesów,
• autoamtyzować powtarzalne czynności administracyjne.

Ostateczna odpowiedzialność pozostaje po stronie człowieka. To doświadczony pracownik działu HR jednak człowiek powinien:

• interpretować wyniki analiz,
• uwzględnić kontekst organizacyjny i indywidualna sytuację pracownika,
• weryfikować poprawność rekomendacji przygotowanych przez AI,
• podejmować decyzje oraz ponosić odpowiedzialność za ich konsekwencje.

Przykład?

System AI może przeanalizować setki CV i wskazać kandydatów spełniających określone kryteria. Nie powinien jednak samodzielnie decydować, kto zostanie zatrudniony.

To rozróżnienie ma fundamentalne znaczenie z perspektywy AI Act. Rozporządzenie nie zabrania wykorzystywania sztucznej inteligencji w procesach HR, ale wymaga, aby organizacje zachowały odpowiedni poziom nadzoru człowieka wszędzie tam, gdzie decyzje mogą wpływać na prawa, obowiązki lub sytuację zawodową pracowników. Człowiek nie może być jedynie formalnym uczestnikiem procesu powinien mieć rzeczywistą możliwość oceny działania systemu AI, zakwestionowania jego rekomendacji oraz podjęcia odmiennej decyzji.

Ostateczna decyzja wymaga wiedzy, doświadczenia oraz oceny czynników, których algorytm nie jest w stanie w pełni zrozumieć.

Fundamentem AI są dane i procesy

Nawet najlepiej zaprojektowany system sztucznej inteligencji nie będzie podejmował trafnych rekomendacji, jeśli będzie pracował na niepełnych, niespójnych lub rozproszonych danych. Jakość działania AI jest bowiem bezpośrednio uzależniona od jakości informacji, które otrzymuje.

Dlatego wdrażanie AI w HR nie powinno rozpoczynać się od wyboru narzędzia, lecz od oceny gotowości organizacji. Kluczowe staje się uporządkowanie procesów, ujednolicenie sposobu zarządzania dokumentacją oraz zapewnienie spójnych zasad dostępu do informacji.

Skuteczne wykorzystanie sztucznej inteligencji wymaga przede wszystkim:

• spójnych i wiarygodnych danych,
• uporządkowanej dokumentacji pracowniczej,
• jasno zdefiniowanych procesów,
• odpowiednio zarządzanych uprawnień,
• wysokiej jakości oraz aktualizacji informacji.

W wielu organizacjach dane pracownicze nadal funkcjonują w kilku równoległych obiegach  część dokumentów znajduje się w papierowych teczkach, część w wiadomościach e-mail, a pozostałe w różnych systemach informatycznych. Taki model utrudnia nie tylko codzienną pracę zespołów HR, ale również ogranicza możliwości wykorzystania AI, która nie jest w stanie efektywnie analizować rozproszonych i niespójnych informacji.

Z perspektywy AI Act ma to dodatkowe znaczenie. Organizacja powinna wiedzieć, skąd pochodzą dane wykorzystywane przez system AI, kto ma do nich dostęp oraz w jaki sposób są one przetwarzane. Bez uporządkowanego środowiska informacyjnego trudno mówić o transparentności, możliwości audytu czy skutecznym zarządzaniu ryzykiem.

Dlatego cyfrowa transformacja HR nie zaczyna się od wdrożenia sztucznej inteligencji. Zaczyna się od zbudowania solidnych fundamentów, czyli uporządkowania dokumentacji, ustandaryzowania procesów i zapewnienia odpowiedniego ładu informacyjnego. Dopiero na tak przygotowanym środowisku AI może stać się realnym wsparciem dla pracowników i organizacji.

Elektroniczna dokumentacja pracownicza jako fundament przyszłości HR

Elektroniczna dokumentacja pracownicza jest dziś czymś znacznie więcej niż tylko cyfrowym archiwum. Stanowi kluczowy element środowiska informacyjnego organizacji, odzwierciedlający strukturę odpowiedzialności i realny przepływ informacji.

Dobrze zaprojektowana elektroniczna teczka pracownika zapewnia spójność dokumentacji przez cały cykl zatrudnienia  od rekrutacji, przez rozwój i zmiany organizacyjne, aż po zakończenie współpracy. Każdy dokument ma swoje miejsce, właściciela, historię oraz jasno określone zasady dostępu i retencji.

Nowoczesna organizacja potrzebuje środowiska, w którym dokument nie jest jedynie przechowywanym plikiem, ale elementem całego procesu.

Elektroniczna teczka pracownika pozwala:

• uporządkować dokumentację,
• zapewnia szybki i bezpieczny dostęp do informacji,
• kontrolować uprawnienia,
• zachować  historię zmian i działań,
• integrować dokumenty z procesami kadrowymi i biznesowymi.

Dopiero na takim fundamencie można bezpiecznie rozwijać kolejne elementy cyfrowej transformacji:

• elektorniczne workflow,
• robotyzację procesów,
• agentów AI,
• semantyczne wyszukiwanie informacji,
• AI jako wsparcie dla człowieka.

Największa wartość sztucznej inteligencji w HR nie polega na zastępowaniu specjalistów, lecz na uwolnieniu ich potencjału poprzez transformację codziennych zadań. Wraz z rozwojem automatyzacji zyskują na znaczeniu kompetencje typowo ludzkie, wymykające się algorytmom takie jak doświadczenie, odpowiedzialność, sztuka prowadzenia dialogu czy zdolność oceny sytuacji w szerszym kontekście.

To właśnie człowiek buduje zaufanie pracowników, prowadzi organizację przez zmianę i podejmuje decyzje uwzględniające dane oraz aspekty etyczne, społeczne i biznesowe. Technologia może być partnerem w tych działaniach, jednak nie zastępuje odpowiedzialności za ich rezultat.

Dzięki temu pracownicy HR mogą skupić się na działaniach wymagających kompetencji, których technologia nie posiada:

• budowaniu relacji,
• wspieraniu menedżerów,
• rozwoju pracowników,
• rozwiązywaniu problemów.

Technologia dostarcza informacje. Człowiek nadaje im znaczenie.

Odpowiedzialny HR przyszłości

AI Act wyraźnie pokazuje kierunek rozwoju nowoczesnego HR. Wykorzystanie sztucznej inteligencji nie jest już wyłącznie kwestią innowacyjności, ale również odpowiedzialności, jakości danych i właściwego zarządzania procesami.

Organizacje, które chcą skutecznie wykorzystywać AI, powinny w pierwszej kolejności zadbać o uporządkowaną dokumentację, przejrzyste procesy oraz środowisko, w którym człowiek zachowuje kontrolę nad decyzjami. To właśnie te elementy stanowią fundament zgodnego z AI Act wdrażania sztucznej inteligencji.

Dopiero na takim fundamencie sztuczna inteligencja może stać się realnym wsparciem dla działów HR, zwiększając efektywność organizacji bez utraty kontroli nad procesami i decyzjami.

Bo prawdziwa transformacja cyfrowa HR nie zaczyna się od pytania:

„Jak wdrożyć AI?”

Zaczyna się od pytania:

„Czy nasze procesy i dane są gotowe, aby AI mogła działać odpowiedzialnie?”

Chcesz dowiedzieć się więcej?

Jeśli planują Państwo rozwój cyfrowego HR lub przygotowują organizację do wdrażania rozwiązań opartych na AI, zachęcamy do kontaktu.

Marta Cygal – Majewska, mmajewska@betacom.com.pl

Cyfrowy HR – od regulacji do realnej zmiany biznesowej 

Cyfrowa teczka pracownika + workflow HR.  Jak transformacja dokumentacji zmienia sposób pracy działu personalnego? 

Elektroniczna teczka pracownika coraz częściej staje się pierwszym krokiem do cyfrowej transformacji HR. Jednak sama digitalizacja dokumentów nie wystarczy. Największą wartość organizacja osiąga wtedy, gdy dokument staje się częścią zautomatyzowanego procesu z jasno określonym przepływem, kontrolą, akceptacją i możliwością wykorzystania danych w kolejnych procesach biznesowych. 

Dodatkowym impulsem do zmian są regulacje prawne. Kodeks pracy, przepisy dotyczące prowadzenia dokumentacji pracowniczej, RODO, rozporządzenie eIDAS oraz AI Act sprawiają, że organizacje muszą dziś patrzeć na dokumentację pracowniczą nie tylko przez pryzmat archiwizacji, ale również jakości danych, bezpieczeństwa informacji oraz przejrzystości procesów. Cyfrowy HR staje się więc nie tylko projektem technologicznym, ale elementem budowania zgodności i odporności organizacji. 

Od dokumentów do procesów – wyzwanie współczesnego HR 

Dokumentacja pracownicza od zawsze stanowi jeden z kluczowych obszarów  jednym z najważniejszych obszarów działania działów HR. 

Umowy, aneksy, zaświadczenia, dokumenty związane z zatrudnieniem, szkoleniami czy zmianami stanowiskowymi muszą być nie tylko przechowywane, ale również dostępne, aktualne i odpowiednio zabezpieczone. 

W wielu organizacjach przez lata funkcjonował model mieszany: 

• część dokumentów znajdowała się w papierowych teczkach, 
• część była przechowywana w systemach kadrowych, 
• część krążyła poprzez pocztę elektroniczną, 
• część wymagała ręcznego przepisywania danych. 

Taki sposób pracy był możliwy przy niewielkiej skali działalności. Wraz ze, ale raz ze wzrostem organizacji coraz wyraźniej ujawniały się ograniczenia. 

Największe wyzwania dotyczyły: 

• czasu potrzebnego na znalezienie informacji, 
• kontroli kompletności dokumentacji, 
• przekazywania dokumentów pomiędzy osobami, 
• monitorowania statusu spraw, 
• zapewnienia odpowiedniego poziomu bezpieczeństwa danych. 

Problemem nie był już sam dokument, tylko proces związany z jego obsługą. 

Cel projektu – stworzyć cyfrowe środowisko pracy HR 

Naturalnym krokiem było odejście od zarządzania pojedynczymi dokumentami na rzecz kompleksowego zarządzania procesami HR Organizacja zdecydowała się na zmianę podejścia. 

Celem nie było jedynie przeniesienie papierowych dokumentów do formy elektronicznej. 

Założeniem było stworzenie rozwiązania, które: 

• uporządkuje dokumentację pracowniczą, 
• zapewni szybki dostęp do informacji, 
• zautomatyzuje powtarzalne czynności, 
• umożliwi kontrolę całego procesu, 
• połączy dokumenty z codzienną pracą działu HR. 

Kluczową zmianą było przejście od modelu: 

„Gdzie znajduje się dokument?” 

do modelu: 

„Jak wygląda cały proces związany z dokumentem od jego utworzenia, przez akceptację i podpisanie, aż po archiwizację oraz wykorzystanie danych w kolejnych procesach HR?”

Cyfrowa teczka pracownika – więcej niż elektroniczne archiwum 

Podstawą nowego środowiska pracy stała się elektroniczna teczka pracownika, pełniąca rolę centralnego repozytorium dokumentacji pracowniczej. 

Każdy dokument otrzymał swoje miejsce, strukturę i kontekst. 

System umożliwił: 

• uporządkowanie dokumentów według pracownika i kategorii, 
• szybkie wyszukiwanie informacji, 
• kontrolę uprawnień, 
• zachowanie pełnej historii zmian, 
• dostęp do aktualnej wersji dokumentu. 

Jednak największa zmiana polegała na tym, że dokument przestał być statycznym plikiem. 

Stał się elementem procesu. Jednak największa zmiana nie dotyczyła sposobu przechowywania dokumentów. Dokument przestał być jedynie elektronicznym plikiem zapisanym w repozytorium. Stał się aktywnym elementem procesu, który może inicjować kolejne działania, uruchamiać ścieżki akceptacji, kierować dokument do podpisu elektronicznego i automatycznie trafiać do właściwego miejsca po zakończeniu sprawy. 

To właśnie przejście od elektronicznego archiwum do zarządzania procesami stanowi najważniejszą wartość nowoczesnego cyfrowego HR. 

Workflow HR – dokument, który sam uruchamia kolejne działania 

Samo przechowywanie dokumentów, nawet w formie elektronicznej nie rozwiązuje wszystkich problemów związanych z obsługą procesów kadrowych. Prawdziwa wartość cyfrowego HR pojawia się wtedy, gdy dokument staje się częścią zautomatyzowanego procesu 

Dlatego kolejnym elementem rozwiązania był workflow, czyli elektroniczny obieg spraw i dokumentów. 

Przykładowy proces: 

Pracownik przekazuje dokument. 

↓ 

System rozpoznaje rodzaj sprawy. 

↓ 

Dokument trafia do właściwej osoby. 

↓ 

Uruchamiane są wymagane akceptacje. 

↓ 

W razie konieczności  dokument jest kierowany do podpisu elektronicznego. 

↓ 

Po zakończeniu procesu zostaje automatycznie zapisany w elektronicznej teczce pracownika. 

Tak zaprojektowany workflow zapewnia pełną przejrzystość procesu: 

• Każdy etap jest widoczny. 
• Każde działanie pozostawia ślad. 
• Każda osoba wie, jaki jest status sprawy. 

Dział HR nie musi już ręcznie kontrolować przepływu dokumentów. 

Nowoczesny workflow nie oznacza całkowitego wyeliminowania człowieka z procesu. Wręcz przeciwnie pozwala precyzyjnie określić momenty, w których decyzje mogą być wykonywane automatycznie, a kiedy niezbędna jest ocena specjalisty HR. Takie podejście wpisuje się również w założenia AI Act, zgodnie z którymi wykorzystanie sztucznej inteligencji w procesach dotyczących pracowników powinno pozostawać pod odpowiednim nadzorem człowieka. 

Automatyzacja procesów – robot po stronie administracji 

Kolejnym krokiem Naturalnym uzupełnieniem elektronicznego workflow jest robotyzacja procesów. było wykorzystanie robotyzacji procesów. 

Nie wszystkie działania wymagają decyzji człowieka. W  codziennej pracy  

Wiele czynności wykonywanych przez HR ma charakter powtarzalny: 

• przenoszenie danych, 
• sprawdzanie kompletności dokumentacji, 
• aktualizacja informacji, 
• przekazywanie powiadomień, 
• wykonywanie określonych operacji w systemach. 

Tego typu zadania mogą zostać przejęte przez roboty programowe (RPA), które wykonują je automatycznie, zgodnie z wcześniej zdefiniowanymi regułami, eliminując ryzyko błędów wynikających z ręcznego przetwarzania danych. 

Robot może przejąć te zadania i realizować je zgodnie z ustalonymi regułami. 

Przykład: 

Po zakończeniu procesu zatrudnienia nowego pracownika robot może: 

• pobrać dane z systemu HR, 
• przygotować wymagane działania wynikające z procesu, 
• sprawdzić kompletność dokumentacji, 
• uzupełnić informacje w odpowiednich pozostałych systemach organizacji, 
• automatycznie powiadomić odpowiednie osoby o zakończeniu poszczególnych etapów.

Dzięki temu specjaliści Pracownik HR nie muszą wykonywać każdej czynności administracyjnej  wykonuje już każdej czynności krok po kroku. Nadzorują tylko proces i zajmują się sytuacjami wymagającymi oceny. 

Integracja systemów – jedna informacja, wiele zastosowań 

Pełna automatyzacja procesów HR nie byłaby możliwa bez integracji różnych obszarów w organizacji. Jednym z ważnych elementów transformacji była integracja różnych obszarów organizacji. 

Dokumentacja pracownicza nie funkcjonuje przecież niezależnie od innych systemów. 

Informacje dotyczące pracowników znajdują się między innymi w: 

• systemach kadrowo- płacowych, 
• systemach ERP, 
• narzędziach do podpisu elektronicznego, 
• platformach komunikacyjnych. 

 Połączenie tych elementów pozwala uniknąć wielokrotnego wprowadzania tych samych danych i zapewnia spójność informacji. 

Dla działu HR oznacza to przede wszystkim: 

• mniej pracy administracyjnej, 
• ograniczenie liczby błędów, 
• szybszą obsługę procesów, 
• Większą przejrzystość i lepszą kontrolę nad procesami. 

Efekt biznesowy – HR pracuje inaczej 

Największą zmianą, jaką przynosi cyfrowa transformacja HR, nie jest technologia, lecz nowy sposób organizacji pracy po wdrożeniu nie jest sama technologia. 

Przed transformacją: 

• pracownicy szukali dokumentów, 
• ręcznie przekazywali sprawy, 
• kontrolowali statusy mailowo, 
• wielokrotnie wprowadzali te same informacje. 

Po transformacji: 

• dokumenty są dostępne w jednym miejscu, 
• procesy mają jasno określony przebieg, 
• status sprawy jest widoczny, 
• powtarzalne czynności wykonuje automatyzacja. 

Dział HR przechodzi z roli administratora dokumentów do roli partnera wspierającego biznes. 

Korzyści z transformacji odczuwają również pracownicy. Krótszy czas obsługi spraw kadrowych, możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów, szybszy onboarding czy łatwiejszy dostęp do informacji poprawiają doświadczenia pracowników i pozwalają działowi HR skupić się na działaniach o większej wartości biznesowej. 

Fundament pod przyszłość – AI zaczyna się od uporządkowanych danych 

Jednym z najważniejszych wniosków płynących z transformacji cyfrowej HR jest to, że skuteczne wykorzystanie sztucznej inteligencji nie zaczyna się od wdrożenia kolejnego narzędzi.  sztuczna inteligencja nie zaczyna się od samego narzędzia AI. 

Zaczyna się od jakości danych i dojrzałości procesów, na których działa AI. 

Dobrze uporządkowana dokumentacja, cyfrowe procesy i kontrolowany przepływ informacji tworzą środowisko, w którym można bezpiecznie wdrażać: 

• inteligentne wyszukiwanie informacji, 
• agentów AI wspierających prace działu HR, 
• automatyczną analizę dokumentów, 
• zaawansowaną analitykę i raportowanie. 

Organizacja, która chce korzystać z AI, musi najpierw zadbać o jakość informacji, na których ta technologia będzie pracować. 

Równie ważne jest odpowiednie zarządzanie danymi. Informacje powinny być kompletne, aktualne, odpowiednio sklasyfikowane oraz dostępne wyłącznie dla uprawnionych osób. Dopiero takie środowisko pozwala wykorzystać potencjał agentów AI w sposób bezpieczny, transparentny i zgodny z obowiązującymi regulacjami. 

Najważniejsza lekcja z transformacji 

Cyfrowa teczka pracownika nie koniec. To początek drogi dla nowoczesnego HR, który łączy zgodność z regulacjami, automatyzację procesów oraz gotowość do wykorzystania sztucznej inteligencji. 

 Największą wartość daje połączenie: 

• elektronicznej dokumentacji pracowniczej,  
• workflow zarządzającego procesami HR,  
• integracji systemów i przepływu danych,  
• automatyzacji oraz robotyzacji procesów,  
• sztucznej inteligencji wspierającej podejmowanie decyzji. 

Technologia nie zastępuje człowieka. Pozwala mu pracować szybciej, skuteczniej i skupić się na tym, co w HR najważniejsze, na ludziach. 

Jeśli planują Państwo rozwój cyfrowego HR lub przygotowują organizację do wdrażania rozwiązań opartych na AI, zachęcamy do kontaktu.  

Materiały do pobrania: „Kluczowe aspekty transformacji cyfrowej działu HR”

Marta Cygal – Majewska, mmajewska@betacom.com.pl

Robotyzacja i AI w HR. Jak technologia wspiera ludzi.

Automatyzacja procesów HR nie jest już wizją przyszłości, tylko standardem w nowoczesnych organizacjach. Organizacje wykorzystują robotyzację i sztuczną inteligencję, aby skracać czas realizacji zadań, ograniczać liczbę błędów i umożliwiać pracownikom HR skupienie się na działaniach wymagających wiedzy oraz doświadczenia. Kluczem nie jest zastąpienie człowieka technologią, ale stworzenie środowiska, w którym człowiek i cyfrowe narzędzia współpracują.

Od ręcznych czynności do inteligentnych procesów.

Każdego dnia działy HR realizują dziesiątki procesów wymagających obsługi dokumentów, komunikacji pomiędzy zespołami oraz aktualizacji informacji w wielu systemach.

Przygotowanie umowy, onboarding nowego pracownika, obsługa zmian kadrowych czy odpowiedzi na pytania pracowników to zadania, które często angażują wiele osób i wymagają wykonania powtarzalnych czynności.

To właśnie te obszary są naturalnym miejscem dla robotyzacji procesów biznesowych (RPA).

Robot nie zastępuje specjalisty HR. Przejmuje tylko  powtarzalne działania oparte na jasno zdefiniowanych regułach, takie jak:

• przenoszenie danych między systemami,
• uzupełnianie formularzy i rejestrów,
• przygotowywanie oraz przekazywanie dokumentów do kolejnych etapów procesu,
• wysyłanie powiadomień i przypomnień,
• weryfikacja kompletności danych i dokumentacji,
• inicjowanie kolejnych kroków w procesach HR zgodnie z ustalonym workflow.

Dzięki temu pracownicy mogą skoncentrować się na działaniach  wymagających wiedzy, doświadczenia i indywidualnego podejścia, takie jak:

• wsparcie pracowników i menedżerów,
• prowadzenie procesów rekrutacyjnych i onboardingowych,
• rozwój talentów oraz budowanie doświadczeń pracowników,
• podejmowanie decyzji i rozwiązywanie niestandardowych sytuacji,
• realizacja działań strategicznych wspierających rozwój organizacji.

Onboarding – automatyzacja pierwszego doświadczenia pracownika

Pierwsze dni pracy mają ogromny wpływ na doświadczenie nowego pracownika oraz jego ocenę organizacji. Jednocześnie onboarding jest procesem, który wymaga ścisłej współpracy wielu osób i działów. .

Przed rozpoczęciem pracy należy przygotować dokumenty, zebrać wymagane informacje, przeprowadzić akceptacje, uruchomić zadania dla poszczególnych działów oraz zadbać o  o terminową realizację wszystkich etapów procesu.

W tradycyjnym modelu wiele z tych działań wykonywanych jest ręcznie, co zwiększa ryzyko opóźnień i pomyłek.

Robotyzacja pozwala zmienić ten proces i zapewnić jego spójny przebieg

Po otrzymaniu informacji o zatrudnieniu nowej osoby system może automatycznie:

• pobrać dane z systemu kadrowego,
• przygotować komplet wymaganych dokumentów,
• uruchomić odpowiedni workflow i przekazać dokumenty do akceptacji,
• skierować dokumenty do podpisu elektronicznego,
• powiadomić przełożonych oraz pozostałe zaangażowane osoby o przypisanych zadaniach,,
• monitorować realizację kolejnych etapów kolejnych etapów i wysyłać przypomnienia w przypadku opóźnień,
• zarchiwizować podpisaną dokumentację w elektronicznej teczce pracownika.

Efekt?

Nowy pracownik  już pierwszego dnia otrzymuje dostęp do wszystkich niezbędnych informacji i narzędzi, a proces przebiega w uporządkowany i przewidywalny sposób. Dział HR nie musi ręcznie nadzorować każdego etapu, ponieważ system sam kontroluje kompletność procesu, terminowość realizacji zadań oraz przepływ dokumentów. Pozwala to skrócić czas onboardingu, ograniczyć liczbę błędów i zapewnić wszystkim nowym pracownikom jednakowo wysoki standard wdrożenia.

Dokumentacja pracownicza – od przechowywania do aktywnego procesu

Dokumentacja pracownicza to jeden z najbardziej wymagających obszarów HR  i podstawa jego działania.

Każdy dokument musi zostać odpowiednio sklasyfikowany, przypisany do pracownika, odpowiednio zabezpieczony i udostępniony tylko uprawnionym osobom. W tradycyjnym modelu obsługa dokumentów wymaga wielu ręcznych czynności, takich jak

• weryfikacja i rozpoznanie rodzaju dokumentu,
• wprowadzanie danych,
• zapisanie w odpowiednim miejscu,
• przekazanie do akceptacji kolejnym osobom uczestniczących w procesie
• kontrolę statusu.

Połączenie systemu klasy Enterprise Content Management (ECM) z robotyzacją i automatyzacją procesów pozwala zmienić sposób zarządzania dokumentacją

Po pojawieniu się nowego dokumentu system może automatycznie:

• pobrać dokument z określonego źródła,
• rozpoznać jego typ i odczytać najważniejsze informacje,
• uzupełnić metadane oraz zweryfikować kompletność danych,
• przypisać dokument do właściwej elektronicznej teczki pracownika,
• uruchomić odpowiedni proces akceptacji lub obsługi zgodnie z obowiązującymi procedurami,
• monitorować status realizacji oraz archiwizować dokument po zakończeniu procesu.

W efekcie dokumentacja przestaje pełnić wyłącznie funkcję archiwum. Staje się aktywnym elementem procesów HR, który automatycznie inicjuje kolejne działania, wspiera zgodność z obowiązującymi procedurami oraz zapewnia pełną kontrolę nad obiegiem informacji.

Rola pracowników HR również się zmienia. Zamiast wykonywać czasochłonne czynności administracyjne, mogą skupić się na nadzorowaniu procesów, weryfikacji wyjątków oraz zadaniach wymagających wiedzy, doświadczenia i kontaktu z pracownikami.

Agent AI – cyfrowy pomocnik działu HR

Kolejnym krokiem w cyfrowej transformacji HR jest wykorzystanie agentów AI. W przeciwieństwie do robotów, które wykonują powtarzalne czynności według określonych reguł, agenci AI wspierają pracowników w dostępie do informacji i efektywnym wykorzystaniu wiedzy zgromadzonej w organizacji.

Ich rolą nie jest podejmowanie decyzji kadrowych ani zastępowanie specjalistów HR. Agent AI pomaga szybko odnaleźć właściwe informacje, zrozumieć obowiązujące procedury oraz odpowiedzieć na pytania pracowników, korzystając z aktualnych dokumentów, regulaminów i danych dostępnych w organizacji.

Pracownik może zapytać:

• Jak wygląda procedura zmiany stanowiska?
• Czy dokument aneksu został już zaakceptowany?
• Jakie dokumenty są wymagane podczas zatrudnienia nowej osoby?Gdzie znajduje się aktualna polityka urlopowa?
• Jakie szkolenia są obowiązkowe na danym stanowisku?

 Agent AI analizuje dostępne informacje, wyszukuje właściwe dokumenty i przedstawia odpowiedź w ciągu kilku sekund, eliminując konieczność ręcznego przeszukiwania wielu systemów, folderów czy regulaminów.

Korzyści jakie zyskują działy HR:

• szybszy dostęp do wiarygodnych informacji,
• krótszy czas obsługi spraw pracowniczych,
• ograniczenie liczby powtarzalnych pytań kierowanych do HR,
• lepsze wykorzystanie wiedzy zgromadzonej w organizacji,
• większa spójność udzielanych odpowiedzi.

Aby agent AI mógł działać skutecznie i bezpiecznie, musi korzystać z uporządkowanych oraz aktualnych danych. Dlatego jego efektywność zależy od jakości procesów cyfrowych, elektronicznej dokumentacji oraz odpowiedniego zarządzania informacją. To właśnie one tworzą fundament, na którym można budować nowoczesne usługi AI wspierające pracę działu HR.

Analiza CV – AI jako wsparcie rekrutera

Rekrutacja jest jednym z procesów, w których sztuczna inteligencja może znacząco zwiększyć efektywność działów HR. szczególnie dotyczy to procesów, w których mamy do czynienia z napływem dużej liczby aplikacji. Pierwsza analiza takich dokumentów bywa bardzo pracochłonna, obciążająca i wymaga wykonania wielu powtarzalnych czynności.

 AI może przejąć etap wstępnej analizy, pomagając rekruterowi szybciej zidentyfikować kandydatów spełniających wymagania stanowiska. System potrafi

• odczytać i uporządkować informacje zawarte w CV,
• zidentyfikować kluczowe kompetencje, kwalifikacje i doświadczenie,
• porównać profil kandydata z wymaganiami określonymi dla danego stanowiska,
• pogrupować aplikacje według zdefiniowanych kryteriów,
• przygotować podsumowanie ułatwiające dalszą ocenę kandydatów.

Jednak zgodnie z zasadą human-in-the-loop technologia nie powinna zastępować oceny człowieka. Pełni tylko rolę wspierającą i wskazuje informację.

Rekruter ocenia kompetencje, doświadczenie zawodowe, motywację kandydata i inne miękkie czynniki jak jego potencjał rozwojowy, umiejętności interpersonalne oraz dopasowanie do zespołu i kultury organizacyjnej. I właśnie na takiej właśnie podstawie podejmuje decyzję.

Takie podejście pozwala połączyć szybkość i możliwości analityczne sztucznej inteligencji z doświadczeniem oraz odpowiedzialnością specjalistów HR, jednocześnie wspierając zgodność z wymaganiami AI Act dotyczącymi nadzoru człowieka nad systemami AI.

Human-in-the-loop – najważniejszy element odpowiedzialnej automatyzacji

 Podstawą odpowiedzialnego wykorzystania AI jest zasada human-in-the-loop. Oznacza ona, że technologia wspiera procesy, ale nie zastępuje człowieka w podejmowaniu decyzji.

Robot i AI mogą:

✓ wykonywać powtarzalne czynności,

✓ analizować dokumenty i dane

✓ monitorować statusy procesów,

✓ przygotowywać informacje.

Człowiek:

✓ podejmuje decyzje,

✓ ocenia sytuacje niestandardowe,

✓ interpretuje rekomendacje AI,

✓ ponosi odpowiedzialność za wynik procesu.

 Największą wartością robotyzacji i AI nie jest wyłącznie oszczędność czasu czy redukcja kosztów. To możliwość przesunięcia uwagi z czynności administracyjnych na działania, które realnie wspierają organizację.

Specjaliści HR przestają być administratorami dokumentów i stają się partnerami biznesowymi.

Dzięki automatyzacji ograniczają czas na :

• ręczne przetwarzanie dokumentów,
• wprowadzanie i weryfikację danych,
• monitorowanie przebiegu procesów,
• odpowiadanie na powtarzalne pytania.
•  

Zyskują więcej przestrzeni na:

• rozwój pracowników,
• wsparcie menedżerów,
• budowanie pozytywnych doświadczeń pracowników,
• działania strategiczne wspierające rozwój organizacji.

To właśnie w tym kierunku zmierza nowoczesny HR, gdzie technologia przejmuje rutynowe zadania, a człowiek koncentruje się na pracy, w której jego wiedza, doświadczenie i relacje z ludźmi mają największą wartość.

Technologia działa najlepiej, gdy wspiera dobrze zaprojektowany proces

 Robotyzacja i sztuczna inteligencja nie uporządkują procesów, które już na starcie są nieefektywne. Aby w pełni wykorzystać ich potencjał, organizacja powinna najpierw uporządkować sposób zarządzania informacją, dokumentacją i przebiegiem procesów.

Warto odpowiedzieć na kilka podstawowych pytań:

• Czy nasze dane są kompletne i aktualne?
• Czy procesy są jasno zdefiniowane?
• Czy role i odpowiedzialności są jednoznacznie określone?
• Które zadania wymagają decyzji człowieka, a które można zautomatyzować?

Dopiero na takim fundamencie technologia zaczyna przynosić realną wartość.

Cyfrowa transformacja HR nie polega na wdrożeniu kolejnego narzędzia. To świadome projektowanie procesów, w których dokumenty, dane, automatyzacja i sztuczna inteligencja wspólnie wspierają pracowników. Tylko takie podejście pozwala budować nowoczesny, efektywny i odpowiedzialny HR, gotowy zarówno na wymagania AI Act, jak i kolejne etapy rozwoju technologii.

Sławomir Rosa, srosa@betacom.com.pl

Materiały do pobrania:  „Cyfrowy pracownik w HR”