Zastosowanie w HR

Wdrożenie systemu ECM w obszarze HR koncentruje się na kompleksowej optymalizacji procesów dokumentacyjnych, co przekłada się na oszczędność czasu i zasobów oraz zwiększa efektywność działania.

eHR

Pełna cyfryzacja obiegu dokumentacji pracowniczej

ECM zapewnia pełną cyfryzację obiegu dokumentacji pracowniczej oraz kontrolę nad każdym etapem procesu. Dzięki integracji z systemami dziedzinowymi i technologiami AI system umożliwia szybkie, całościowe przeszukiwanie dokumentów, usprawniając wyszukiwanie potrzebnych informacji. Automatyzacja powtarzalnych zadań, ponowne wykorzystanie danych i redukcja błędów znacząco skracają czas operacji, na przykład przygotowanie pakietu dokumentów dla nowego pracownika z 45 minut do 5 minut.

Umów się na DEMO
Przewagi

Twój partner w innowacji

e-Teczka osobowa zgodna z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369), zapewnia bezpieczne i zgodne z prawem przechowywanie oraz obieg dokumentacji pracowniczej. Dzięki digitalizacji i automatyzacji procesów HR, e‑Teczka gwarantuje szybki dostęp do akt, minimalizuje ryzyko błędów oraz ułatwia audyty i kontrolę nad dokumentacją kadrową.

01.

Oszczędność czasu i zasobów

Automatyzacja procesów HR pozwala na szybsze przetwarzanie dokumentów, ograniczenie zadań manualnych oraz optymalizację czasu pracy zespołów.

02.

Zgodność z przepisami

System ECM wspiera zgodność z przepisami w zakresie przechowywania i archiwizacji dokumentacji pracowniczej, co minimalizuje ryzyko prawne i zwiększa bezpieczeństwo operacyjne.

03.

Bezpieczeństwo danych

System zapewnia wysoki poziom ochrony danych osobowych oraz pełną kontrolę dostępu.

04.

Uproszczony dostęp do informacji

Zastosowanie AI pozwala na szybkie i precyzyjne wyszukiwanie informacji, eliminując potrzebę przeszukiwania dokumentacji ręcznie.

05.

Poprawa jakości pracy i satysfakcji pracowników

Automatyzacja czasochłonnych procesów zwiększa wydajność zespołów HR, pozwalając im skoncentrować się na bardziej strategicznych działaniach.

Jesteś zainteresowany/a ofertą?

Skontaktuj się z nami
Optymalizacja

Konkretne usprawnienia ECM

Automatyzacja dokumentacji pracowniczej pozwala na skócenie czasu na na przygotowania i obieg dokumentów dla nowego pracownika z 45 minut do zaledwie 5 minut.

Szybkie tworzenie i personalizacja niezbędnych dokumentów HR eliminuje potrzebę ręcznego wypełniania szablonów.

Automatyczna synchronizacja danych z systemem dziedzinowym HR minimalizuje ryzyko powielania informacji i błędów przy wprowadzaniu.

Błyskawiczne przeszukiwanie dokumentacji znacząco redukuje czas potrzebny na znalezienie konkretnej informacji.

e-Teczka osobowa zgodna z Rozporządzeniem Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (Dz. U. z 2018 r., poz. 2369), zapewnia bezpieczne i zgodne z prawem przechowywanie dokumetacji pracowniczej.

Ochrona 24/7 przed nieautoryzowanym dostępem do dokumentów. Forma elektroniczna zabezpiecza przed uszkodzeniem mechanicznym.

Funcjonalności

Poznaj funkcjonalności ECM

E-Teczka pracownicza

Cyfrowa wersja akt osobowych umożliwiająca przechowywanie, zarządzanie i łatwy dostęp do dokumentów pracowniczych w formie elektronicznej.

Elektroniczne archiwum

Bezpieczne przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej z możliwością łatwego przeszukiwania i organizowania zasobów.

Workflow dokumentacji pracowniczej

Automatyzacja procesów związanych z obiegiem dokumentów pozwala na monitorowanie statusu dokumentów oraz przyspiesza ich akceptację i przetwarzanie.

Podpis elektroniczny

Możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów przyspiesza procesy zatwierdzania i zapewnia pełną zgodność z przepisami.

Digitalizacja

Proces przekształcania tradycyjnych, papierowych dokumentów w formę cyfrową pozwala na ich późniejsze zarządzanie i archiwizację w systemie ECM.

Zarządzanie umowami (Contract Management)

Skuteczne zarządzanie cyklem życia umów: tworzenie, przetwarzanie, archiwizacja oraz monitorowanie terminów.

Automatyzacja procesów okołopracowniczych

Poznaj obszary zastosowań ECM

Ujednolicone zarządzanie aktami osobowymi, pliki elektroniczne ze wstępnie zdefiniowanymi strukturami.

Retencja dokumentów specyficznych dla działu kadr ze wstępnie skonfigurowanymi okresami przechowywania.

Kompaktowe zestawienie wszystkich istotnych danych kadrowych („strona tytułowa” pliku elektronicznego).

Tworzenie dokumentów osobowych na podstawie zdefiniowanych szablonów.

Automatyczne przenoszenie dokumentów aplikacyjnych do akt osobowych po zatrudnieniu kandydata.

Możliwość konfiguracji okresów przechowywania w oparciu o typ dokumentu i kraj zatrudnienia.

Nadawanie stałych lub czasowych uprawnień do akt osobowych, ograniczanie uprawnień np. dla określonych grup pracowników lub typów dokumentów.

Szybkie ewidencjonowanie, w tym ewidencjonowanie wsadowe „drag and drop”.

Wygodne wyszukiwanie danych lub dokumentów kadrowych.

Monitorowanie zdarzeń w aktach osobowych i dokumentach (audyt).

Automatyczna synchronizacja akt osobowych z danymi kadrowymi z innych systemów kadrowych.

Integracja z systemami dziedzinowymi.

Bezpośrednie przechodzenie z pliku elektronicznego w e-Teczce i łatwe wywoływanie połączania z systemem ERP.

Integracja z dostawcami Kwalifikowanych Podpisów Elektronicznych.

Tworzenie niestandardowych zestawień na potrzeby audytów i analiz HR.

Zarządzanie kandydatami, automatyzacja przepływu aplikacji kandydatów w ramach organizacji.

Onboarding i offboarding pracownika.

Ewidencjonowanie dokumentów aplikacyjnych, automatyczne usuwanie i przepływ zadań po odrzuceniu aplikacji.

Generowanie dokumentów pracowniczych np. umów o pracę, klauzl i regulaminów na podstawie zdefiniowanych szablonów.